Digitaler Purchase to Pay Prozess und seine Vorteile

Beschaffungsprozesse finden sich in jedem Unternehmen. Der Einkauf und die damit zusammenhängenden Abläufe beschäftigen viele Abteilungen. Diese Prozesse sorgen auch für einen erheblichen organisatorischen und administrativen Aufwand. In vielen Unternehmen laufen Purchase to Pay Prozesse noch analog ab. Alternativ sind nur Teilbereiche dieser Abläufe digitalisiert. Mit einem einheitlichen und vollständig digitalen Ansatz laufen Purchase to Pay Prozesse effizienter, schneller und kostengünstiger ab.

Was ist ein Digitaler Purchase to Pay Prozess?

Als Purchase to Pay Prozess werden Abläufe im Bereich des Einkaufs bezeichnet. Abgekürzt wird hier auch von P2P-Prozessen gesprochen. Dies betrifft Waren sowie Dienstleistungen. Bei digitalen P2P-Prozessen übernimmt eine Software die Verwaltung aller einzelner Etappen. Weite Teile dieser Prozesse laufen automatisiert ab. Dafür stehen Ihnen spezielle Softwarelösungen zur Verfügung, die auf die Digitalisierung von Purchase to Pay Prozessen ausgelegt sind.

Welche Vorgänge gehören zu Purchase to Pay Prozessen?

Ein Purchase to Pay Prozess besteht aus mehreren Abschnitten. Aufgeteilt ist dieser zunächst in die Bereiche Purchase, also Einkauf, sowie Pay, die Bezahlung. Diese Vorgänge gehören zum Abschnitt Purchase:

• Bedarfsmeldung
• Prüfung und Freigabe
• Bestellung oder Beauftragung
• Eingang der Ware oder Dienstleistung

Nach dem Abschluss des Einkaufs folgt der Übergang in den Bereich Bezahlung. Auch hier durchläuft ein Prozess wieder mehrere Abschnitte. Dies sind die Folgenden:

• Rechnungseingang
• Kontrolle und Abgleich der Leistung mit der Rechnung
• Bestätigung der Rechnung
• Zahlungsabwicklung

Jeder einzelne Beschaffungsvorgang durchläuft diese Stationen. Involviert sind eine Vielzahl von Mitarbeitenden und bis zum Abschluss können sogar Wochen vergehen. Dementsprechend komplex sind Purchase to Pay Prozesse.

E-Procurement – die digitale Bedarfsanforderung

Mit einer Anforderung beginnt jeder Einkaufsprozess. Dies betrifft sowohl kleine Anforderungen, wie etwa für Büromaterial, und reicht bis hin zu großen Investitionen. Im Prinzip umfasst dies also alle Abläufe, bei denen über einen Bedarf eine Anschaffung für das Unternehmen erfolgt.

Bereits bei der Anforderung setzt die Digitalisierung an. Hierfür wird ein einheitliches digitales System implementiert. Über die Bestellanforderung, oder kurz BANF, teilt ein Mitarbeitender oder eine Abteilung mit, dass ein bestimmter Bedarf besteht. Konkret lässt sich die elektronische Bedarfsanforderung beispielsweise in ein vorhandenes ERP-System integrieren. Ebenfalls eignen sich DMS- und ECM-Plattformen für die Umsetzung.

Formulare für die elektronische Bedarfsanforderung

Über ein eBANF-Formular starten dann die Mitarbeitenden im Unternehmen eine Bedarfsanforderung. Auch dies betrifft wieder alle möglichen Anforderungen, von Waren bis hin zu Dienstleistungen. So ist ein zentraler Punkt geschaffen, der einen einheitlichen Start des Prozesses ermöglicht. Das digitale System übernimmt dann die Weiterleitung an die Einkaufsabteilung.

Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil, den die eBANF hat. Ihre Mitarbeitenden können aus vorkonfigurierten Stammdaten spezifische Artikel auswählen. Hier lassen sich Waren und Dienstleistungen, die häufig benötigt werden, vorkonfigurieren. Eine solche Datenbank lässt sich individuell und vollkommen frei erstellen. Dies beschleunigt den Prozess einer Anforderung erheblich.

Zudem steht den Mitarbeitenden jederzeit die Kontrolle des Status offen. Im eigenen Dashboard zeigt das System die gestellte Anforderung sowie den aktuellen Stand der Bearbeitung an. Auf diese Weise wissen Ihre Mitarbeitenden immer, in welcher Phase sich die Anforderung befindet und wann diese ungefähr eintrifft. Dies verhindert Nachfragen beim Einkauf und sorgt für Transparenz.

Digitalisierung von Dokumenten im Purchase to Pay Prozess

Der nächste Schritt auf dem Weg zu einem vollständig digitalen Purchase to Pay Prozess ist die Umwandlung von Dokumenten, die in Papierform eingehen. Dies sind in erster Linie Rechnungen, Angebote und ähnliche Dokumente von Lieferanten. Aber auch E-Mails und digitale Kommunikation müssen in das System integriert werden. Nur so ist gewährleistet, dass alle Informationen zu einem Vorgang zentral und digital vorhanden sind.

Die Umsetzung in der Praxis erfolgt mit einem digitalen Dokumentenmanagement. Alle Dokumente in Papierform, die in Ihrem Unternehmen eingehen, werden umgehend in eine digitale Form umgewandelt. Dies geschieht zum einen mit einem Dokumentenscanner. Zum anderen übernimmt eine Software für das DMS die Einsortierung der nun digitalisierten Dokumente. So ist die Zuordnung zu bestimmten Vorgängen sichergestellt.

Dies bezieht auch einen digitalen Posteingang mit ein. Intelligente Lösungen sind heute in der Lage, E-Mails zu scannen und mithilfe einer lernfähigen KI automatisch zuzuordnen. Somit lassen sich die Abläufe automatisieren.

Der Eingang von Waren im digitalen Purchase to Pay Prozess

Der eigentliche Eingang der Waren ist ein zentraler Punkt im Einkaufsprozess. An diesem Punkt erfolgt der Übergang zwischen Purchase und Pay. Manuelle Arbeit lässt sich hier logischerweise nicht vermeiden. Dennoch verändert sich auch dieser Vorgang im digitalen Purchase to Pay Prozess.

So lässt sich im System der Vorgang direkt aufrufen, indem die Eingangsrechnung oder die Paketnummer gescannt wird. Falls erforderlich, wird im Wareneingang die Rechnung oder der Warenlieferschein digitalisiert. Das System fügt diese digitalen Dokumente dem Vorgang hinzu. Dort zeigt die Software an, welche Waren in welcher Menge angeliefert werden sollen. So ist direkt eine präzise Eingangskontrolle möglich.

Ebenfalls wird durch den Scan der Eingang vermerkt. Dies sorgt dafür, dass der Prozess automatisch in die nächste Stufe übergeht.

Automatisierung und Digitalisierung von Zahlungsabläufen

Die eigentliche Bezahlung ist der letzte Vorgang im Purchase to Pay Prozess. Dies hat auch Auswirkungen auf die Buchführung. Zahlungsvorgänge im Unternehmen erfordern einerseits einen Banktransfer. Andererseits ist auch die korrekte Verbuchung erforderlich. Dies betrifft sowohl die tatsächliche Geldbewegung auf dem Konto, als auch die Verbuchung der Vorgänge in der Kreditorenbuchhaltung.

Die digitale Rechnungsverarbeitung arbeitet mit Künstlicher Intelligenz und ist so in der Lage, Buchungen und Vorgänge korrekt zuzuordnen. Dementsprechend erstellt das System selbständig Buchungssätze und Zahlungsanweisungen. Das Monitoring ist gewährleistet, indem optional eine manuelle Kontrolle und Freigabe vor jeder Aktion implementiert wird. Abschließend legt das System den Vorgang im digitalen Archiv ab. Somit ist der gesamte Purchase to Pay Prozess abgeschlossen.

Die Vorteile von digitalen Purchase to Pay Prozessen im eigenen Unternehmen nutzen

Über den gesamten Ablauf eines Purchase to Pay Prozesses zeigen sich die Vorteile eines rein digitalen Ansatzes an vielen Punkten. Vor allem der hohe Grad an Automatisierung zählt zu den positiven Aspekten. Dies reduziert Kosten in Ihrem Unternehmen und beschleunigt Abläufe. Auch das einheitliche System für die Anforderung ist von Vorteil. So werden Beschaffungsprozesse vereinfacht und sind transparent. Das sind die zentralen Vorteile von digitalisierten Purchase to Pay Prozessen:

• einheitliches System für die Bedarfsanforderung
• Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg
• hoher Grad an Automatisierung
• schnellere und effizientere Prozesse
• Reduzierung von Papierdokumenten
• minimierte Fehlerquellen

Lösungen von Kumavision DMS für die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen

Der Wechsel auf ein System mit vollständig digitalen Purchase to Pay Prozessen ist grundsätzlich für jedes Unternehmen möglich. Sinnvoll ist die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister, der sich auf Digitalisierungsprojekte spezialisiert hat.

Kumavision DMS ist Ihr Ansprechpartner, wenn es um die Digitalisierung von Purchase to Pay Prozessen geht. Wir bieten Lösungen für das digitale P2P und decken dabei alle Phasen des Prozesses ab. Dazu gehören Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement, die gleichzeitig alle anderen eingehenden Dokumente digitalisieren. Damit setzen Sie das Konzept des papierlosen Büros um. Auf Basis der OCR-Technologie gelingt zuverlässig die Digitalisierung von Dokumenten aller Art. Hierfür greifen wir auf SQUEEZE als Plattform zurück.

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu Kumavision DMS auf, wenn Sie Interesse an digitalen Purchase to Pay Prozessen haben. Sie erhalten eine persönliche und fachkundige Beratung sowie ein individuell auf Sie angepasstes Konzept.