Compliance steht kurz gesagt für die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und unternehmenseigenen Regeln. Das rasante Wachstum an Informationen (Big Data) sowie gestiegene Compliancerichtlinien fordern Unternehmen auf, verstärkt den Fokus auf eine elektronische Archivierung ihrer Dokumente im Sinne eines intelligenten Enterprise Content Managements zu richten.
Compliance kann niemals ein Standard sein, sondern muss immer an die individuellen Besonderheiten und Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Compliance versteht sich mithin als eine ganzheitliche Unternehmensaufgabe, deren Umsetzung als dauerhafter Prozess und nicht als kurzfristige Maßnahme aufgefasst werden muss.
ECM-Lösungen tragen bereits in vielen Unternehmen zur Vermeidung von Regelverletzungen bei. Dazu gehört z. B. die Personalakte im Kontext des Datenschutzes genauso, wie die Vertragsakte zur Reduzierung von Betrugsfällen, z. B. durch fertige Vertragstextbausteine und Freigaben via Vier-Augen-Prinzip.
Schreibt das Gesetz schon seit langem eine revisionssichere Speicherung geschäftsrelevanter Dokumente für mindestens sechs bis zehn Jahre vor, fordern neue E-Government Richtlinien eine erhöhte Berichts- und Dokumentationspflicht ganzer Geschäftsprozesse, z.B. bei der Rechnungslegung, für steuer- und handelsrelevante Forderungen des Finanzamts. Je nach Art des Geschäftsdokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungs- fristen seitens des Gesetzgebers.
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