Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint
Technologien sollten den Arbeitsalltag erleichtern. Das geht am besten, wenn die Arbeitsumgebung auf die Situation der Mitarbeiter und Ihres Unternehmens angepasst wird.
Keine zeitraubenden Workarounds, übertrieben lange Klickpfade oder lästige Medienbrüche sollen beim Erledigen der Aufgaben stören. Mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten, moderne Kommunikationsmittel und das Vermeiden von unnötigen Tätigkeiten müssen heutzutage der Standard beim Arbeiten sein.
Daher bildet unsere Verbindung aus DMS mit Office 365 und SharePoint den Dokumenten-Lifecycle optimal ab:
- von der Generierung des Dokuments bis zur Archivierung.
- und dem schnellen Finden durch eine klare Ablage- und Versionierungsstruktur.
Schritt 1: Konzipieren
Für eine erfolgreiche Erweiterung von SharePoint als DMS erfassen wir zunächst die Prozessanforderungen der betroffenen Abteilung(en) und definieren Meta-Informationen zu den vorhandenen Dokumenten-klassen.
Schritt 2: Implementieren
Wir richten die erforderlichen Dokumentenbibliotheken inkl. Dokumentversionierung, ggf. auch OneDrive for Business für die Anwender ein. Dies beinhaltet auch die gewünschten Anforderungen an ein Dokumenten Reporting und an das Wiederauffinden von Dokumenten.
Schritt 3: Feinjustieren
Die Suchfunktionen der Plattform werden so erweitert, dass eine effektive Suche mit sinnvollen und einfach nutzbaren Suchkriterien bereitgestellt wird.
Prozessautomatisierung & Workflows
Sie wollen zeitaufwendige Aufgaben und Prozesse über verschiedene Anwendungen hinweg verbinden? Dann brauchen Sie individuelle Workflow-Lösungen für Ihr gesamtes Unternehmen, individualisiert für Abteilungen oder einzelne Funktionen. Mit dem cloudbasierten Dienst Microsoft Power Automate ist das individuell machbar. Einfach, schnell, unkompliziert.
Zusätzlich können Sie mit Power Automate automatisierte Workflows für regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte und Prozesse selbst erstellen. Für die alltäglichen Routinearbeiten müssen Sie lediglich einmalig einen „Workflow“ erstellen – und diesen dann künftig automatisiert ohne manuelles Zutun ausführen lassen.
GoBD konforme Archivierung mit SharePoint Online
Ist das möglich? und was ist dazu notwendig?
Kurz gesagt – ja das ist möglich.
Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung und beraten Sie zu den Voraussetzungen und notwendigen Schritten dafür.
- Ordnungsgemäße Einrichtung von SharePoint Online
- Verfahrensdokumentation
- Benötigte Lizenzierung von Microsoft 365
- Rechtliche Aspekte und Hintergrund
- …
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