Unsere Lösungen

PURCHASE TO PAY (P2P) – DEN
KOMPLETTEN ABLAUF DIGITALISIEREN

Vom Einkauf bis zur Bezahlung mit durchgängigen Prozessen performen

Nicht erst CORONA hat den Unternehmen gezeigt, dass digitalisierte Prozessketten wie ein Purchase to Pay Prozess – vom Einkauf hin zum Bezahlprozess – unumgänglich sind.

Ohne fehlende digitale Unterstützung fallen sowohl im Einkauf als auch in der Finanzbuchhaltung viele Tätigkeiten an, die nur sehr mühsam und aufwändig erledigt werden können.

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Sascha Bippus
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Digitalisierung des Purchase to Pay Prozesses: Effizienzsteigerung und Transparenz durch ein DMS/ECM System

Der klassische Prozess startet in der Regel mit einer Bedarfsanforderung (BANF) die oftmals (noch) nicht über ein ERP System generiert werden kann. Hier werden Papiervordrucke gefüllt oder Word / Excel Dateien erstellt und an den zuständigen Einkauf zur Bearbeitung weitergeleitet. Das Anfragen der Ware und einholen von Angeboten auf Basis der Bedarsfanforderung ist ohne Digitalisierung oft nur sehr schwer zu durchblicken denn die Dokumente werden an verschiedenen Plätzen abgelegt und verwaltet.

Nachdem die Bestellung dann ausgelöst und die Auftragsbestätigung erhalten wurde wartet man sehnsüchtig auf die Lieferung. Auch hier arbeiten verschiedene Abteilungen an einem Vorgang, jedoch oftmals ohne zentrale Dokumenten- und Informationsverwaltung.

Am Ende des analogen Purchase to Pay Prozesses erhält der Einkauf die Rechnung des Lieferanten und prüft diese auf Richtigkeit:

  • Was wurde angefragt?
  • Wie wurde angeboten?
  • Was wurde bestellt?
  • Was wurde geliefert?
  • Stimmt die Rechnung dann überhaupt?

Um diese Prozesskette sicherer und vorallem transparenter zu gestalten bietet sich eine Digitalisierung über ein DMS / ECM System an! Ein Relevanter Nebeneffekt der kompletten Digitalisierung eines Purchase to Pay Prozesses ist auch, dass unterschiedliche Arbeitsweisen und Verfahren an den Tag kommen:

  • Verschiedene Ablagestrukturen, Systeme und Orte
  • Erschwerte Berechtigungs- und Zugriffsrechte
  • Arbeiten mit Papier vs. Digitale Formate
  • Komplexe IT Landschaft

Jetzt mit der Digitalisierung starten
Digitalisierung im Einkauf

Vorteile eines digitalen Purchase to Pay Prozess

Mit der Digitalisierung im Einkauf legen Unternehmen den Grundstein für moderne und zukunftssichere Abläufe. Die Vorteile für den Purchase to Pay Prozess zeigen sich in der Praxis in jedem einzelnen Schritt.

Steigerung der Transparenz

Alle Daten und Dokumente des Prozesses werden in einem System abgebildet und lassen sich jederzeit abteilungsübergreifend und Ortunabhängig einsehen.

Bessere Datenqualität

Manuelle Tätigkeiten werden minimiert und so die Fehleranfälligkeit reduziert.

Effizienzsteigerung

Administrative Aufwände im Einkauf un der Finanzbuchhaltung werden gesenkt . Wertvolle Arbeitszeit wird freigesetzt und Kosten werden gesenkt.

Sicherstellung der Compliance

Automatische Einhaltung von internen Richtlinien und rechtlichen Vorgaben.

Prozesssicherheit

digitale Workflows schaffen eine Sicherhheit im Purchase to Pay Prozess.

Fristenkontrolle

Fristen werden digital überwacht, so kann schnell auf Ereignisse reagiert werden.

Schnelle Implementierung

Durch Standardisierte und mehrfach eingesetzte Lösungen.

Um einen Eindruck zu bekommen, skizzieren wir einmal einen digitalen Purchase to Pay Prozess:

Der Purchase to Pay Prozess besteht aus mehreren einzelnen Schritten. Abhängig von der konkreten Umsetzung sind in Organisationen einige der Bereiche bereits heute digitalisiert. Es kommen jedoch oft verschiedene Plattformen zum Einsatz und manuelle Arbeitsschritte sowie auf Papier basierende Konzepte sind weiterhin vorhanden. So läuft ein Purchase to Pay Prozess üblicherweise ab:

1. Bedarfsanforderung (BANF)

Die Bedarfsanforderung ist in der Regel der Beginn eines Purchase to Pay Prozesses. Diese kann schon in vielen ERP Systemen generiert werden, jedoch wird dieser Prozess in vielen Fällen nicht genutzt. DMS / ECM Systeme können diesen Schritt ebenfalls übernehmen! Über ein eBANF Formular können, mit Zugriff auf die Artikelstammdaten, alle notwendigen Informationen eingetragen werden und anschließend via Workflow an den Einkauf übermittelt werden. Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ist somit gewährleistet!
> Mehr zum Thema eBanf

2. Angebotsphase

Sollte eine Anfrage aus dem ERP System erstellt werden, kann diese direkt im DMS / ECM zur Bedarfsanforderung abgelegt werden. Bei einer Anfrage per E-Mail ist es ebenso möglich diese zu digitalisieren. Das Angebot vom Lieferanten ist für den Purchase to Pay Prozess von großer Wichtigkeit und findet natürlich auch den Weg in die digitale Akte!

3. Bestellprozess

Die ausgehende Bestellung kann wieder automatisch zu allen vorhergehenden Dokumenten archiviert werden und auch die erhaltene Auftragsbestätigung kann hinzugefügt werden. Hinzu kommt, dass zu jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden kann – dies natürlich auch von überall!

4. Wareneingang

Auch beim Wareneingang kann jedes Dokument des Purchase to Pay Prozess eingesehen werden und somit die Richtigkeit sichergestellt werden. Am Ende wird auch der Lieferschein digitalisiert und vervollständigt der Akte.
> Mehr über den digitalen Wareneingang

5. Die Eingangsrechnung

Um hier lästige Erfassungstätigkeiten zu vermeiden, wird die Eingangsrechnung digitalisiert und via OCR Technologie (SQUEEZE) ausgelesen. Anhand der Bestellnummer wird im ERP System geprüft, ob auch alle Artikel berechnet wurden. Zusätzlich kann gegen den Wareneingang geprüft werden, ob diese Bestellung auch schon komplett geliefert wurde. Anschließende Freigaben, Kontierungen oder Reklamationen können danach auf DMS / ECM oder ERP Seite durchgeführt werden.
> Mehr zur Rechnungsverarbeitung

Jeder einzelne dieser Schritte lässt sich digitalisieren. Dadurch entsteht zusätzlich eine direkte Verbindung zwischen Einkauf und Buchhaltung im Unternehmen. Digitale Lösungen vereinfachen die Workflows und schaffen Transparenz. Eine manuelle Weiterleitung der Informationen ist nicht mehr erforderlich, da das System zentral alle Daten verwaltet. Die verantwortlichen Mitarbeitenden sehen den Status jeweils im eigenen Dashboard inklusive aller relevanter Informationen.

So erhält die Einkaufsabteilung automatisch alle Anfragen. Von dort wird die konkrete Beschaffung eingeleitet. Im System erfolgt eine Aktualisierung des Status der Beschaffung, der für alle Beteiligten einsehbar ist. Alle Dokumente, die nicht digital eingehen und den Prozess betreffen, werden digitalisiert und dem Vorgang hinzugefügt. Der Wareneingang wird ebenfalls digital vermerkt, sodass eine Aktualisierung des Bestellprozesses vorgenommen wird. Dann sind eine Kontrolle der Lieferung sowie der Rechnung zeitnah möglich. Das ERP-System übernimmt abschließend die Kontrolle über die Bezahlung und leitet entsprechende Vorgänge ein. Diese müssen dann nur noch einmalig kontrolliert und freigegeben werden.

Purchase to Pay – einheitliche Prozesse im Einkauf

Lineare und genormte Abläufe bilden die Grundlage für reibungslose sowie kosteneffektive Anschaffungsprozesse. Wichtig ist, den Anfang der Prozesskette zu identifizieren und dort mit der Prozessplanung zu beginnen.

Der erste Schritt ist die komplette Digitalisierung solcher Purchase to Pay-Prozesse. Dies beginnt bei der Synchronisation der Bedarfsanforderungen. Gerade hier bieten sich digitale Lösungen als einfache und leicht zugängliche Methode an. Als eBANF ist ein Konzept bekannt, dass für interne Bedarfsanforderungen genutzt wird. Über eBANF fordern Mitarbeiter und Abteilungen mithilfe eines digitalen Systems Material, Dienstleistungen sowie jeglichen anderen Bedarf an. Die Einkaufsabteilung übernimmt dann zentral die eigentlichen Anschaffungen.

Gleichzeitig informiert das eBANF-System die Person, die die Anforderung gestartet hat, jederzeit über den aktuellen Status. Dies sorgt für Transparenz, minimiert Rückfragen und verhindert doppelte Anfragen. Ebenfalls ist ein solches System ein wichtiger Baustein, um das sogenannte Maverick-Buying zu unterbinden. Darunter wird der eigenmächtige Einkauf von Materialien oder Dienstleistungen von Fachabteilungen verstanden.

Wir von KUMAVISION DMS stellen Ihnen effiziente Lösungen für Purchase to Pay-Prozesse zur Verfügung.

Den Ablauf im Beschaffungs­prozess digitalisieren

Die Bestellprozesse in Unternehmen auf rein digitale Systeme umzustellen, ist mit moderner Technik problemlos möglich. Lösungen sind für alle Größen und Formen von Unternehmen erhältlich. Eine Umstellung auf rein digitale Strukturen gelingt ebenfalls im laufenden Betrieb. KUMAVISION DMS unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung im Einkauf mit den passenden technischen Lösungen.

Mit diesen Lösungen setzt KUMAVISION DMS die Digitalisierung im Einkauf um:

  • Lösungen für eBANF
  • Systeme für die automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Software für das digitale Vertrags- und Fristenmanagement

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