Verfahrensdokumentation-Muster ausgefüllt? 8 Punkte, die Ihr Archiv zusätzlich braucht

Ein Muster für die Verfahrensdokumentation ist ein guter Anfang, aber keine fertige Dokumentation. Das verbreitete Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbands beschreibt das ersetzende Scannen von Papierbelegen und klammert digital eingegangene Belege wie E-Rechnungen ausdrücklich aus. Wer ein Dokumentenmanagementsystem betreibt, muss deshalb mindestens acht weitere Punkte selbst dokumentieren: vom Umgang mit E-Rechnungen über Schnittstellen und Dienstleister bis zum Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Dieser Beitrag zeigt, welche Muster es gibt, was sie abdecken und an welchen Stellen sie bewusst offenlassen, was nur Ihr Unternehmen beantworten kann. Die acht Punkte stützen sich auf den Wortlaut des Musters selbst und auf die GoBD. Wie wir Sie bei Compliance und Verfahrensdokumentation begleiten, lesen Sie auf unserer Leistungsseite.

Inhalt dieses Beitrags

• Die Frage, die im Muster nicht vorkommt
• Pflicht und Aufbau nach GoBD
• Welche Muster es gibt
• 8 Punkte, die Ihr Archiv zusätzlich dokumentieren muss
• Warum das Muster allein in der Prüfung wenig hilft
• In fünf Schritten vom Muster zur eigenen Dokumentation
• Fazit
• Häufige Fragen

Die Frage, die im Muster nicht vorkommt

Die Betriebsprüferin hat die Verfahrensdokumentation vor sich liegen. Sie ist sauber gegliedert, Kapitel für Kapitel aus dem Muster übernommen: Posteingang, Vorsortierung, Scannen, Qualitätskontrolle, Archivierung, Vernichtung der Papierbelege. Dann stellt sie eine Frage, die naheliegt: „Wie kommen eigentlich Ihre E-Rechnungen ins Archiv?“

Die Dokumentation hat darauf keine Antwort. Das ist kein Versäumnis beim Ausfüllen, sondern eine bewusste Entscheidung der Verfasser. Im Muster steht es ausdrücklich: Besonderheiten des Umgangs mit originär digitalen Belegen, also Belegen, die bereits digital im Unternehmen eingehen, „sind nicht Gegenstand dieser Verfahrensdokumentation“.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. In vielen Buchhaltungen wächst der digitale Eingang seitdem Monat für Monat. Ein Muster, das nur den Papierweg beschreibt, dokumentiert dann einen immer kleineren Teil der Belege.

Pflicht und Aufbau nach GoBD

Wer eine Verfahrensdokumentation braucht

Eine Verfahrensdokumentation braucht jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Unterlagen elektronisch erstellt, empfängt, verarbeitet oder archiviert. Eine Größengrenze gibt es nicht. Die Pflicht ergibt sich aus den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie sind im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 geregelt und wurden zuletzt am 14. Juli 2025 geändert, vor allem wegen der E-Rechnung.

Was hineingehört

Nach Randziffer 153 der GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation aus vier Teilen:

• Allgemeine Beschreibung: Rahmenbedingungen, Aufgaben und Umfang des Systems, einschließlich der Frage, was im Haus und was bei Dienstleistern läuft.
• Anwenderdokumentation: alles, was für die Bedienung nötig ist, etwa Eingabemasken, Buchungsregeln und unternehmensspezifische Einstellungen.
• Technische Systemdokumentation: Systemkomponenten, Schnittstellen und ihr Zusammenspiel, Datenflüsse und Fehlerbehandlung.
• Betriebsdokumentation: internes Kontrollsystem, IT-Kontrollen sowie technische und organisatorische Maßnahmen.

Was passiert, wenn sie fehlt

Eine fehlende Verfahrensdokumentation führt nicht automatisch dazu, dass die Buchführung verworfen wird. Randziffer 155 der GoBD formuliert es so: Solange die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Umgekehrt heißt das aber: Kann die Prüfung wegen einer fehlenden oder lückenhaften Dokumentation nicht nachvollziehen, wie Belege verarbeitet und aufbewahrt wurden, drohen Hinzuschätzungen.

Hinzu kommt ein Punkt, der oft übersehen wird. Die Verfahrensdokumentation ist selbst eine Organisationsunterlage und muss zehn Jahre aufbewahrt werden, in jeder Fassung, die in diesem Zeitraum gegolten hat.

Welche Muster es gibt

Wer nach einem Muster sucht, landet meist bei einer von drei Vorlagen. Jede deckt einen Teilprozess ab, keine das ganze Unternehmen.

Das Scan-Muster ist mit 28 Seiten das bekannteste der drei. Es ist fachlich solide und enthält Formulierungshilfen für nahezu jeden Schritt des Scanprozesses. Es sagt aber auch klar, was es nicht leisten will: Die Anwendung des Musters „ersetzt nicht die Prüfung, ob die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im Einzelfall eingehalten sind“.

8 Punkte, die Ihr Archiv zusätzlich dokumentieren muss

Die folgenden acht Punkte fallen in zwei Gruppen. Die ersten drei klammert das Scan-Muster ausdrücklich aus. Die übrigen fünf sieht es als Platzhalter vor, die nur Ihr Unternehmen füllen kann, und gerade dort liegt beim Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems die eigentliche Arbeit.

1. E-Rechnungen und andere digital eingegangene Belege

Das ist die größte Lücke, und das Muster benennt sie selbst. Für E-Rechnungen stellt es lediglich klar, dass der strukturierte Teil aufbewahrt werden muss und der menschenlesbare Teil nur dann, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält. Wie die Rechnung ins Archiv kommt, beschreibt es nicht.

Ihre Dokumentation sollte deshalb festhalten:

• über welche Kanäle E-Rechnungen eingehen, etwa zentrales Postfach, Portal oder EDI,
• wie die XML-Datei aus dem Postfach übernommen und im Original gespeichert wird,
• wie sie für Buchhaltung und Prüfung lesbar gemacht wird, ohne sie zu verändern,
• was mit Rechnungen geschieht, die als einfaches PDF per E-Mail eingehen.

Zwei Details verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit. Erstens die Konvertierung: Wandelt Ihr System eingehende Rechnungen für die Weiterverarbeitung in ein internes Format um, muss das Original dennoch unverändert aufbewahrt werden, und die Dokumentation muss beschreiben, wie beide Fassungen einander zugeordnet sind. Zweitens die Buchungsvermerke: Werden Kontierung oder Freigabe auf einem Ausdruck der Rechnung vermerkt, muss dieser Ausdruck nach dem Muster wieder gescannt und aufbewahrt werden. Wer Vermerke stattdessen als Metadaten im Archiv führt, erspart sich diesen Umweg, muss das aber ebenfalls dokumentieren.

Das Muster schlägt selbst vor, es „an den passenden Stellen entsprechend“ zu ergänzen, wenn keine eigene Dokumentation für digitale Belege besteht. Wie ein digitaler Posteingang E-Mail und Papier in einen gemeinsamen Ablauf überführt, zeigt unsere Lösungsseite.

2. Unterlagen, die im Original bleiben müssen

Eine Verfahrensdokumentation berechtigt nur zur Vernichtung der Belege, die mit der Buchführung verbunden sind. Das Muster nennt ausdrücklich Ausnahmen: Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, etwa Urkunden und Jahresabschlüsse. Hinzu kommen Dokumente, bei denen physische Eigenschaften wie Wasserzeichen oder Papierbeschaffenheit Beweiskraft haben.

Welche Dokumente das in Ihrem Unternehmen sind, kann kein Muster wissen. Eine kurze Liste mit Dokumentenarten, die nach dem Scannen nicht vernichtet werden, verhindert, dass in der Poststelle im Zweifel falsch entschieden wird.

3. Beweiskraft über das Steuerrecht hinaus

Das Muster misst die Vernichtung der Papierbelege ausschließlich an handels- und steuerrechtlichen Maßstäben. Die Beweiskraft in zivilrechtlicher Hinsicht bezieht es ausdrücklich nicht ein. Wer etwa Verträge, Lieferscheine mit Unterschrift oder Abnahmeprotokolle scannt und vernichtet, sollte prüfen, ob sie im Streitfall als Beweis gebraucht werden.

Für diesen Fall verweist das Muster auf weitergehende Anforderungen. Maßgeblich ist hier die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, mit der das Muster nach eigener Angabe im Einklang steht, soweit die beschriebenen Verfahren Teil dieser Richtlinie sind.

4. Das Archivsystem mit allen Komponenten

Das Muster sieht ein Kapitel für die eingesetzte Hard- und Software vor und gibt dazu einen wichtigen Hinweis: Es kommt nicht auf die Bezeichnung eines Systems an, sondern auf seine tatsächliche Rolle. Übernimmt das Buchhaltungs- oder ERP-System zeitweise die Aufbewahrung von Belegen, gehört es ebenfalls dazu.

Für ein Dokumentenmanagementsystem heißt das: Beschreiben Sie nicht nur das Archiv, sondern jede Station, an der ein Beleg gespeichert wird, einschließlich Zwischenablagen, Workflow-Komponenten und Speicherorten. Das Muster empfiehlt außerdem, nur testierte Software für Digitalisierung und Archivierung einzusetzen, und sieht einen Verweis auf den Prüfbericht des Archivsystems vor.

5. Schnittstellen zu ERP und Steuerberatung

Arbeiten mehrere Beteiligte zusammen, sieht das Muster bis zu drei Verantwortungsbereiche vor: Unternehmen, Steuerberatungskanzlei und IT-Dienstleister. Jeder Bereich muss dokumentiert sein, und wo es keine gemeinsame Dokumentation gibt, sind gegenseitige Verweise an den Übergängen nötig.

Genau an diesen Übergängen entstehen in der Praxis die Lücken. Wie gelangt der Beleg vom DMS ins ERP-System, wie wird die Verknüpfung zwischen Buchung und Beleg hergestellt, und wer prüft, dass nichts verloren geht? Wie Dokumentenmanagement und Business Central über Schnittstellen verbunden werden, beschreiben wir auf unserer Lösungsseite.

6. Dienstleister, Hosting und Cloud

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit bleibt beim Unternehmen, auch wenn Teile des Verfahrens ausgelagert sind. Das Muster verlangt, dass Sicherheitsmaßnahmen, der Ort der Aufbewahrung und Vereinbarungen wie Service Level Agreements vor Beginn des Outsourcings eingeholt und archiviert werden. Bei Cloud-Systemen weist es auf mögliche Besonderheiten hin, wenn die elektronische Buchführung nach § 146 AO ins Ausland verlagert wird.

Wird das Archiv von einem Partner betrieben, gehört diese Konstellation in die Dokumentation: wer das System betreibt, wo die Daten liegen und wie Zugriff und Datensicherung geregelt sind. Unsere Managed Services für ECM-Systeme sind ein Beispiel für eine solche Aufgabenteilung.

7. Löschen nach Ablauf der Frist

Zum Löschen enthält das Muster einen einzigen Grundsatz: Archivbestände werden nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht, und nur autorisierte Mitarbeitende dürfen löschen. Was nach Ablauf geschieht, bleibt offen.

Genau das ist seit 2025 relevant. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt, für Jahresabschlüsse und Bücher bleibt es bei zehn, für Handelsbriefe bei sechs Jahren. Personenbezogene Daten dürfen nach der DSGVO nicht länger gespeichert werden, als ein Zweck oder eine Rechtspflicht es rechtfertigt. Ein Löschkonzept, das Fristen nach Dokumentenklassen regelt und Sperren für laufende Prüfungen vorsieht, gehört deshalb in die Dokumentation. Beschreiben Sie darin mindestens, welche Dokumentenklassen es gibt und welche Frist jeweils gilt, ab wann die Frist läuft (mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist), wer einen Löschlauf freigibt und wie er protokolliert wird, und wie Bestände gesperrt werden, solange eine Betriebsprüfung angekündigt oder ein Verfahren offen ist. Nach den GoBD läuft die Frist nicht ab, solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

8. Änderungen und Systemwechsel

Das Muster enthält ein Kapitel zur Änderungshistorie: Abgelöste Fassungen werden mit Versionsnummer und Gültigkeitszeitraum bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist archiviert. Randziffer 154 der GoBD verlangt, dass Änderungen historisch nachvollziehbar sind.

In der Praxis wird dieses Kapitel selten gepflegt. Dabei sind gerade große Änderungen prüfungsrelevant: ein Update des Archivsystems, ein neuer Scanner, ein anderer Eingangskanal oder der Wechsel auf ein neues System. Bei einer Migration muss dokumentiert sein, dass alle Bestände vollständig, unverändert und lesbar übernommen wurden. Wie wir gewachsene Archivsysteme betreuen und SAPERION-Bestände mit Support, Hosting und Migration begleiten, lesen Sie auf unserer Seite zu den SAPERION-Lösungen.

Die acht Punkte als Prüfliste

Die folgende Übersicht fasst zusammen, wo das Muster zu jedem Punkt steht und was Sie selbst ergänzen müssen. Sie eignet sich als Grundlage für ein Gespräch mit Steuerberatung und IT.

Wer diese Tabelle für das eigene Unternehmen ausfüllt, sieht schnell, wo die Dokumentation trägt und wo sie nur das Muster wiedergibt. Leere Felder in der rechten Spalte sind kein Formfehler, sondern ein Hinweis darauf, dass es für diesen Punkt im Alltag noch keine feste Regel gibt.

Warum das Muster allein in der Prüfung wenig hilft

Das Muster stellt eine Anforderung, die über jede Formulierung hinausgeht: Das tatsächlich durchgeführte Verfahren muss der Dokumentation entsprechen und regelmäßig und unverändert angewendet werden. Die Dokumentation muss allen Beteiligten bekannt und jederzeit zugänglich sein.

Eine Prüfung liest deshalb nicht nur die Dokumentation, sondern vergleicht sie mit dem Alltag. Steht im Dokument, dass Belege vor dem Scannen auf Echtheit geprüft werden, fragt sie, wer das tut und woran man es erkennt. Steht dort eine Vollständigkeitskontrolle, will sie deren Nachweis sehen. Ein Muster, das Wort für Wort übernommen wurde, beschreibt dann womöglich einen Prozess, den es im Unternehmen so nicht gibt.

Drei Anzeichen zeigen, dass eine Dokumentation nicht gelebt wird:

• Platzhalter sind stehen geblieben. Eckige Klammern, „[X]“ oder die Hinweise „nach der Erstellung löschen“ sind noch im Text.
• Die Änderungshistorie ist leer. Seit der Erstellung hat sich angeblich nichts geändert, obwohl Software, Personal oder Eingangskanäle gewechselt haben.
• Niemand kennt sie. Die Mitarbeitenden in Poststelle und Buchhaltung wissen nicht, dass es die Dokumentation gibt, oder haben sie nie gelesen.

Dazu kommt ein strukturelles Problem: Muster beschreiben Prozesse, Dokumentenmanagementsysteme bilden sie ab. Wer seine Abläufe im DMS als Workflow hinterlegt hat, mit festen Zuständigkeiten, Prüfschritten und Protokollen, hat einen Großteil des Nachweises bereits im System. Wie das im Rechnungseingang aussieht, beschreiben wir im Beitrag zum Rechnungsworkflow und seinen typischen Bruchstellen.

In fünf Schritten vom Muster zur eigenen Dokumentation

Der Weg vom Muster zur tragfähigen Dokumentation lässt sich in fünf Schritte gliedern. Er beginnt nicht mit dem Schreiben, sondern mit dem Hinsehen.

1. Prozesse aufnehmen, bevor Sie schreiben. Gehen Sie den Weg eines Papierbelegs und einer E-Rechnung einmal vollständig ab, vom Eingang bis zum Archiv. Notieren Sie jede Station und jede beteiligte Person.
2. Das passende Muster als Gerüst wählen. Für Papierbelege ist das Scan-Muster der geeignete Ausgangspunkt. Ergänzen Sie es um ein eigenes Kapitel für digital eingegangene Belege, wie es das Muster selbst empfiehlt.
3. Die acht Punkte abarbeiten. Gehen Sie die Liste oben durch und halten Sie für jeden Punkt fest, wie er in Ihrem Unternehmen geregelt ist. Wo es keine Regelung gibt, ist das der eigentliche Befund.
4. Mit Steuerberatung und IT abstimmen. Die Übergänge zwischen Unternehmen, Kanzlei und IT-Dienstleister müssen von allen Seiten gleich beschrieben sein.
5. Bekannt machen und pflegen. Machen Sie die Dokumentation allen Beteiligten zugänglich und legen Sie fest, wer sie bei Änderungen fortschreibt. Ein fester Termin im Jahr, etwa vor dem Jahresabschluss, hält sie aktuell.

Fazit

Ein Muster für die Verfahrensdokumentation ist der vernünftige Einstieg, und das Scan-Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbands ist fachlich eine gute Grundlage. Es beschreibt aber einen Teilprozess, den Papierweg, und sagt das offen. E-Rechnungen und andere digital eingegangene Belege, die zivilrechtliche Beweiskraft und Unterlagen, die im Original bleiben müssen, klammert es ausdrücklich aus.

Für Unternehmen mit Dokumentenmanagementsystem liegt die eigentliche Arbeit in den Platzhaltern: das Archivsystem mit allen Komponenten, die Schnittstellen zu ERP und Steuerberatung, Dienstleister und Hosting, das Löschen nach Ablauf der Frist und die Pflege bei Änderungen. Und über allem steht die Anforderung, dass die Dokumentation den gelebten Prozess beschreibt, nicht einen, den es nur auf dem Papier gibt.

Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation