Rechnungsworkflow: Ablauf, Pflichten und typische Bruchstellen

Ein Rechnungsworkflow ist die festgelegte Abfolge aller Schritte, die eine Eingangsrechnung in Ihrem Unternehmen durchläuft: vom Eingang über die formelle und die sachliche Prüfung, die Kontierung und die Freigabe bis zur Zahlung und zur revisionssicheren Archivierung. Er ist damit kein Buchhaltungsthema, sondern ein abteilungsübergreifender Prozess, an dem Einkauf, Fachbereich, Wareneingang und Finanzbuchhaltung beteiligt sind. Genau deshalb bricht er in der Praxis selten dort, wo man ihn vermutet.

Dieser Beitrag beschreibt zuerst den Ablauf und die rechtlichen Vorgaben, die seit der E-Rechnungspflicht gelten. Danach geht es um die sieben Stellen, an denen der Prozess im Mittelstand regelmäßig ins Stocken gerät, und um die Kennzahlen, mit denen Sie das im eigenen Haus nachweisen können. Wie eine digitale Rechnungsverarbeitung aufgebaut ist , sehen Sie auf unserer Lösungsseite.

Inhalt dieses Beitrags

• Was ist ein Rechnungsworkflow?
• Die fünf Phasen im Detail
• Was die E-Rechnungspflicht geändert hat
• Manuell und digital im Vergleich
• Sieben Bruchstellen in der Praxis
• Kennzahlen, die den Zustand zeigen
• Was ein DMS im Workflow übernimmt
• GoBD, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation
• In fünf Schritten zum digitalen Workflow
• Fazit
• Häufige Fragen
• Quellen

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Was ist ein Rechnungsworkflow?

Der Rechnungsworkflow beschreibt den gesamten Weg einer Eingangsrechnung durch das Unternehmen, einschließlich aller Prüf-, Freigabe- und Dokumentationsschritte. Anders als der umgangssprachliche Begriff „Rechnungsbearbeitung“ meint der Workflow ausdrücklich die festgelegte Reihenfolge mit definierten Zuständigkeiten: Wer prüft was, in welcher Frist, mit welcher Vertretung, und woran ist der Abschluss eines Schritts erkennbar.

Diese Präzisierung ist kein Selbstzweck. Ein Prozess, dessen Schritte nur informell bekannt sind, lässt sich weder automatisieren noch prüfen. Die Finanzverwaltung erwartet für steuerrelevante Abläufe eine nachvollziehbare Dokumentation, und jede Software, die Rechnungen automatisiert weiterleitet, braucht Regeln, die eindeutig entscheidbar sind.

Rechnungsworkflow, Rechnungsverarbeitung und Purchase to Pay

Drei Begriffe werden häufig synonym verwendet, obwohl sie unterschiedlich weit greifen:

• Rechnungsworkflow bezeichnet den Ablauf ab Rechnungseingang bis zur Archivierung. Er ist der engste der drei Begriffe und beschreibt die Prozesslogik.
• Rechnungsverarbeitung umfasst zusätzlich die technische Seite: Erfassung, Belegerkennung, Datenextraktion und die Übergabe an das ERP-System.
• Purchase to Pay beginnt deutlich früher, nämlich beim Bedarf. Die Bedarfsanforderung , die Bestellung und der Wareneingang gehören dazu. Der Rechnungsworkflow ist in dieser Kette das letzte Drittel.

Die Unterscheidung entscheidet mit darüber, wo Optimierung überhaupt ansetzen kann. Wer den Rechnungseingang automatisiert, ohne den Bestellprozess davor zu kennen, verlagert Aufwand nur nach hinten. Der Grund dafür liegt im Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung, auf den wir weiter unten zurückkommen.

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Die fünf Phasen im Detail

Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße lassen sich fünf Phasen unterscheiden. Sie sind auch dann vorhanden, wenn niemand sie so benennt.

Phase 1: Der Rechnungseingang

Rechnungen erreichen ein Unternehmen selten über einen einzigen Weg. Sie kommen per Post, als PDF im Sammelpostfach, über Lieferantenportale, per EDI oder inzwischen als strukturierte E-Rechnung. Sie liegen der Lieferung bei und landen zuerst im Wareneingang, oder sie gehen direkt an die Person, die bestellt hat.

Der erste Prozessschritt besteht deshalb darin, alle Kanäle an einer Stelle zusammenzuführen und jeden Beleg mit einem eindeutigen Eingangsdatum zu versehen. Dieses Datum ist später die Grundlage für Fristen, für die Skontoberechnung und für den Nachweis gegenüber der Betriebsprüfung.

Phase 2: Formelle und sachliche Prüfung

Die formelle Prüfung stellt fest, ob die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, ob also Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt und korrekt ausgewiesene Steuer vorhanden sind. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Die sachliche Prüfung beantwortet eine andere Frage: Wurde die Leistung tatsächlich und in dieser Menge erbracht, und entspricht der Preis dem, was vereinbart war. Das ist der Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung, in der Fachsprache als Drei-Wege-Abgleich bekannt. Er ist der aufwendigste Teil des gesamten Workflows, weil er Informationen aus drei verschiedenen Quellen zusammenbringen muss.

Phase 3: Kontierung und Buchung

Die geprüfte Rechnung wird kontiert, also einem Sachkonto, einer Kostenstelle und gegebenenfalls einem Projekt zugeordnet. In gut eingerichteten Systemen übernimmt die Software den Vorschlag aus dem Bestellbezug oder aus der Historie des Lieferanten, und die Buchhaltung bestätigt ihn nur noch. Ohne diesen Bezug bleibt die Kontierung Handarbeit.

Phase 4: Freigabe und Zahlung

Die Freigabe ist der Schritt mit der größten Streuung zwischen den Unternehmen. Manche arbeiten mit einer einzigen Unterschrift, andere mit mehrstufigen Wertgrenzen und einem Vier-Augen-Prinzip. Entscheidend ist weniger die Zahl der Stufen als die Frage, ob Zuständigkeit an Rollen hängt oder an Personen. Erst nach der Freigabe wird die Zahlung angewiesen, in der Regel unter Berücksichtigung von Skontofristen und Zahlungszielen.

Phase 5: Revisionssichere Archivierung

Am Ende steht die Aufbewahrung. Revisionssicher bedeutet: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar protokolliert und innerhalb angemessener Zeit auffindbar. Praktisch heißt das, dass nicht nur das Rechnungsdokument abgelegt wird, sondern auch der Prüfpfad, also wer wann was freigegeben hat. Fehlt dieser Pfad, ist die Rechnung zwar vorhanden, der Vorgang aber nicht belegbar.

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Was die E-Rechnungspflicht geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Pflicht gilt ohne Übergangsfrist und unabhängig von der Unternehmensgröße. Für den Versand staffelt der Gesetzgeber dagegen, geregelt in § 27 Abs. 38 UStG.

Die Fristen im Überblick

Für die Praxis heißt das: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 müssen ihre Ausgangsrechnungen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung stellen. Der Zeitraum, in dem sich Projekte dafür noch ohne Termindruck planen lassen, ist damit überschaubar geworden.

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Der häufigste Irrtum betrifft das PDF. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, die elektronisch übermittelt und maschinell verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF erfüllt das nicht, weil ihm die strukturierten Daten fehlen.

Zulässig sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen sind, da sie keine vollständige Rechnung abbilden.

ZUGFeRD ist dabei ein Hybridformat: Es sieht aus wie ein PDF und enthält zusätzlich einen eingebetteten XML-Datensatz. Das erklärt, warum viele Unternehmen ZUGFeRD-Rechnungen längst erhalten, ohne es zu bemerken, und den strukturierten Teil ungenutzt lassen.

Was das für den Rechnungseingang bedeutet

Die Empfangspflicht ist technisch schnell erfüllt, ein E-Mail-Postfach genügt formal. Der eigentliche Aufwand liegt danach. Eine repräsentative Bitkom-Umfrage unter 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten ergab, dass zwar 45 Prozent E-Rechnungen empfangen, gleichzeitig aber 93 Prozent weiterhin Rechnungen per Briefpost erhalten.

Beim Empfang dominieren EDI-Formate mit 71 Prozent, ZUGFeRD und Factur-X kommen auf 27 Prozent, XRechnung auf 5 Prozent.

Der Rechnungseingang bleibt also auf absehbare Zeit gemischt. Ein Workflow, der nur den strukturierten Fall kennt, hilft im Alltag wenig. Er muss Papier, PDF und E-Rechnung nebeneinander verarbeiten und für alle drei denselben Prüf- und Freigabepfad anbieten.

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Manuell und digital im Vergleich

Der Unterschied zwischen einem papiergebundenen und einem digitalen Rechnungsworkflow liegt weniger in der Geschwindigkeit einzelner Schritte als in der Frage, wo Information verloren geht.

Auffällig ist die Zeile „Status“. Sie beschreibt keinen Arbeitsschritt, sondern die Rückfragen, die entstehen, weil niemand weiß, wo ein Vorgang gerade liegt. In vielen Buchhaltungen ist das der größte einzelne Zeitfresser, und er taucht in keiner Prozessbeschreibung auf.

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Sieben Bruchstellen in der Praxis

Die folgenden sieben Punkte begegnen uns in Projekten regelmäßig. Sie haben gemeinsam, dass sie sich nicht durch mehr Sorgfalt beheben lassen, sondern nur durch eine Änderung am Prozess selbst.

Bruchstelle 1: Der Eingang ist nicht ein Kanal, sondern fünf

Solange Rechnungen parallel per Post, an persönliche Postfächer, an eine Sammeladresse, über Portale und als Beilage zur Lieferung eintreffen, existiert kein belastbares Eingangsdatum. Damit fehlt die Grundlage für jede Fristenkontrolle. Der Ausweg ist ein digitaler Posteingang , der alle Kanäle zusammenführt und jeden Beleg beim Eintreffen registriert, unabhängig davon, in welcher Form er ankommt.

Bruchstelle 2: Die Freigabe hängt an Personen, nicht an Rollen

Wenn im System „Frau Berger gibt frei“ steht statt „die Leitung Einkauf gibt frei“, hält jede Abwesenheit den Vorgang an. Kritisch wird das an Monats- und Jahresenden, weil sich Urlaubszeiten und Abschlussfristen überschneiden. Rollenbasierte Freigaben mit hinterlegter Vertretung und Eskalation nach definierter Liegezeit lösen das, setzen aber voraus, dass die Wertgrenzen einmal sauber beschrieben wurden.

Bruchstelle 3: Rechnungen ohne Bestellbezug

Rechnungen ohne vorangegangene Bestellung, oft für Dienstleistungen, Abonnements, Versicherungen oder kurzfristige Beschaffungen, lassen sich maschinell nicht zuordnen. Jede von ihnen erzeugt eine Rückfrage: Wer hat das veranlasst, und auf welche Kostenstelle gehört es. In vielen mittelständischen Unternehmen betrifft das einen erheblichen Teil aller Eingangsrechnungen.

Der Hebel liegt nicht im Rechnungseingang, sondern eine Stufe davor, nämlich in einer durchgängig genutzten Bedarfsanforderung .

Bruchstelle 4: Der Drei-Wege-Abgleich bricht ab

Teillieferungen, Sammelrechnungen, abweichende Mengeneinheiten und nachträgliche Preisänderungen führen dazu, dass Bestellung, Wareneingang und Rechnung nicht exakt zusammenpassen. Ein System, das nur den exakten Treffer kennt, wirft alle diese Fälle aus. Sinnvoll sind stattdessen definierte Toleranzen, etwa geringe Abweichungen bei Betrag oder Menge, die ohne manuellen Eingriff durchlaufen, während größere Abweichungen gezielt zur Klärung gehen.

Bruchstelle 5: Stammdaten und Dubletten

Derselbe Lieferant existiert dreimal unter leicht abweichender Schreibweise, eine Bankverbindung hat sich geändert, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist veraltet. Die Folge sind Fehlzuordnungen, doppelte Zahlungen und Prüfaufwand, der sich über den gesamten Bestand summiert.

Vor jedem Automatisierungsprojekt lohnt eine Bereinigung der Kreditorenstammdaten, weil sonst genau diese Fehler mit hoher Geschwindigkeit reproduziert werden.

Bruchstelle 6: Der Medienbruch nach dem Scan

Eine Rechnung wird eingescannt und anschließend ausgedruckt, weil die Freigabe eine Unterschrift auf Papier verlangt. Oder eine strukturierte E-Rechnung kommt an, und die Daten werden trotzdem von Hand ins ERP übertragen, weil keine Schnittstelle existiert. In beiden Fällen ist der Prozess formal digital und praktisch nicht.

Dieser Bruch ist der teuerste der sieben, weil er die Arbeit verdoppelt statt sie zu verlagern.

Bruchstelle 7: Die Verfahrensdokumentation fehlt

Viele Unternehmen digitalisieren den Rechnungsworkflow und vernachlässigen dabei die Beschreibung dessen, was sie tun. Spätestens bei einer Betriebsprüfung wird das relevant, denn die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens ist Teil der Ordnungsmäßigkeit. Eine Verfahrensdokumentation gehört deshalb in dasselbe Projekt und nicht in ein späteres.

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Kennzahlen, die den Zustand zeigen

Ob ein Rechnungsworkflow funktioniert, lässt sich messen. Fünf Kennzahlen genügen, um den Handlungsbedarf zu belegen, und alle fünf sind aus vorhandenen Systemdaten ermittelbar.

Zwei Hinweise zur Auswertung. Erstens: Messen Sie die Durchlaufzeit als Median. Ein Mittelwert wird durch wenige liegengebliebene Vorgänge nach oben gezogen und verdeckt, dass die Mehrheit unauffällig läuft.

Zweitens: Die Dunkelverarbeitungsquote ist die ehrlichste Kennzahl überhaupt, weil sie nur den Anteil zählt, der ohne jeden manuellen Eingriff durchläuft. Sie fällt beim ersten Messen fast immer niedriger aus als erwartet.

Die Skontoquote übersetzt den Befund in Geld. Wer 2 Prozent Skonto bei zehn Tagen regelmäßig verfallen lässt, weil die Freigabe zwölf Tage braucht, kennt damit den Preis der Verzögerung genau.

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Was ein DMS im Workflow übernimmt

Ein Dokumentenmanagementsystem ist im Rechnungsworkflow nicht die Ablage am Ende, sondern die Klammer um den gesamten Vorgang. Vier Aufgaben übernimmt es typischerweise.

Erfassung und Belegerkennung

Papierbelege werden erfasst, PDF-Rechnungen ausgelesen, strukturierte E-Rechnungen direkt verarbeitet. Bei XRechnung und ZUGFeRD entfällt die Erkennung, weil die Daten bereits maschinenlesbar vorliegen. Wie die automatische Belegerkennung im Detail arbeitet, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.

Regelbasierte Prüfung und Freigabe

Der Workflow verteilt Rechnungen anhand von Kriterien wie Betrag, Kostenstelle, Lieferant oder Bestellbezug an die zuständige Rolle, setzt Fristen, erinnert bei Überschreitung und dokumentiert jeden Schritt. Die Vertretungsregel ist Teil der Konfiguration und nicht Teil der Absprache.

Anbindung an das ERP-System

Der Wert eines Rechnungsworkflows entsteht dort, wo Belegdaten und Buchhaltung zusammenkommen. Für Microsoft Dynamics 365 Business Central stehen dafür fertige Schnittstellen zum DMS bereit, sodass Belege am Buchungssatz hängen und aus dem ERP heraus aufrufbar sind.

Wie das Zusammenspiel praktisch aussieht, zeigt unser Beitrag zur digitalen Rechnungsverarbeitung mit Dynamics 365 BC .

Revisionssichere Archivierung

Beleg, Prüfpfad und Metadaten werden gemeinsam unveränderbar abgelegt. Der Vorteil gegenüber einer reinen Dateiablage liegt darin, dass der Nachweis erhalten bleibt, auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder Systeme abgelöst werden.

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GoBD, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation

Die rechtlichen Anforderungen an den Rechnungsworkflow ergeben sich vor allem aus den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, anzuwenden seit dem 1. Januar 2020.

Acht Jahre statt zehn

Eine praktisch bedeutsame Änderung betrifft die Aufbewahrung: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, geregelt in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Die Verkürzung gilt für alle Unterlagen, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für Unternehmen unter Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht gilt eine Sonderregelung.

Wichtig ist die Abgrenzung: Verkürzt wurde die Frist für Buchungsbelege, nicht pauschal für alle Geschäftsunterlagen. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren.

Ersetzendes Scannen

Wer Papierrechnungen nach dem Erfassen vernichten möchte, betreibt ersetzendes Scannen. Die GoBD lassen das zu, verlangen dafür aber eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Ablauf beschreibt: Wer erfasst, mit welchen Geräten und Einstellungen, wie wird die Übereinstimmung mit dem Original geprüft, wann wird das Papier vernichtet.

Ohne diese Dokumentation ist der digitalisierte Beleg im Streitfall angreifbar. Die Neufassung von 2019 hat den Begriff auf die „bildliche Erfassung“ erweitert und damit auch mobile Verfahren abgedeckt, etwa das Fotografieren von Belegen unterwegs.

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In fünf Schritten zum digitalen Workflow

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo. Projekte, die mit der Softwareauswahl beginnen, kommen regelmäßig in der dritten Phase ins Stocken, weil dann die Fragen auftauchen, die vorher nicht beantwortet wurden.

• Schritt 1: Den Ist-Zustand zählen. Wie viele Eingangsrechnungen pro Monat, über welche Kanäle, welcher Anteil mit Bestellbezug, welcher Median bei der Durchlaufzeit. Ohne diese vier Zahlen ist jede Aufwandsschätzung geraten.
• Schritt 2: Freigaberegeln festlegen. Wertgrenzen, Rollen, Vertretungen, Eskalationsfristen. Diese Entscheidung gehört der Geschäftsführung und nicht dem Projektteam, weil sie Zuständigkeit verteilt.
• Schritt 3: Stammdaten bereinigen. Kreditoren zusammenführen, Bankverbindungen prüfen, Dubletten auflösen. Dieser Schritt ist unbeliebt und entscheidet trotzdem über die spätere Trefferquote.
• Schritt 4: Eingangskanäle bündeln. Eine zentrale Adresse für Rechnungen, kommuniziert an alle Lieferanten, plus die Erfassung des verbleibenden Papiers.
• Schritt 5: Anbinden und dokumentieren. Schnittstelle zum ERP herstellen und parallel die Verfahrensdokumentation schreiben, nicht danach.

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Fazit

Ein Rechnungsworkflow besteht aus fünf klar benennbaren Phasen, und in fast allen Unternehmen laufen diese Phasen bereits. Die Frage ist nicht, ob es einen Workflow gibt, sondern ob er beschrieben, messbar und durchgängig ist.

Die E-Rechnungspflicht hat den Zeitrahmen dafür verengt: Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025, und ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ausnahmslos verpflichtend, für größere Unternehmen bereits ein Jahr früher.

Der größere Hebel liegt jedoch nicht in der Formatfrage, sondern in den sieben Bruchstellen. Sie entstehen sämtlich vor dem Rechnungseingang und werden erst in der Buchhaltung sichtbar.

Wer sie in dieser Reihenfolge angeht, also erst Bestellbezug und Freigaberegeln klärt und dann automatisiert, erreicht eine belastbare Dunkelverarbeitungsquote. Wer die Reihenfolge umdreht, automatisiert die Ausnahmen mit.

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Häufige Fragen zum Rechnungsworkflow

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Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025 . Stand März 2026, mit Verweis auf die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.
• Bitkom e. V.: Weniger als die Hälfte deutscher Unternehmen empfängt E-Rechnungen . Presseinformation vom 3. Dezember 2024, repräsentative Befragung von 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten durch Bitkom Research.
• Haufe: Bürokratieentlastungsgesetz: Aufbewahrungspflichten verkürzt . Zur Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB zum 1. Januar 2025.
• DATEV: Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 . Zu den Anforderungen an Verfahrensdokumentation und bildliche Erfassung, anzuwenden seit 1. Januar 2020.