Jahresabschluss-Checkliste: So kommen Ihre Belege ohne Suche ins neue Jahr

Eine Jahresabschluss-Checkliste für die Dokumentenseite stellt sicher, dass zum Bilanzstichtag jeder Beleg erfasst, jede Rechnung dem richtigen Jahr zugeordnet und jede Unterlage mit der richtigen Aufbewahrungsfrist archiviert ist. Seit 2025 gehören drei neue Punkte dazu: E-Rechnungen im Originalformat, die geänderten GoBD vom Juli 2025 und die verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Buchungsbelege. Wer diese Punkte im Herbst abarbeitet, erspart sich im Februar die Suche.

Dieser Beitrag beginnt dort, wo der Jahresabschluss für viele Buchhaltungen tatsächlich anfängt: bei der Rückfrageliste der Steuerberatung. Danach folgen die Änderungen seit dem letzten Abschluss, die Checkliste in vier Etappen von Oktober bis Februar und ein Rechenbeispiel, welche Unterlagen ab Januar 2027 vernichtet werden dürfen. Wie eine Verfahrensdokumentation Ihre Archivierung absichert, lesen Sie auf unserer Leistungsseite.

Inhalt dieses Beitrags

• Die Liste mit den vierzehn Belegen
• Was sich seit dem letzten Abschluss geändert hat
• Die Checkliste in vier Etappen
• Aufbewahrungsfristen richtig berechnen
• E-Rechnungen im Jahresabschluss
• Was ein DMS im Jahresabschluss übernimmt
• Vom Jahresend-Check zur Routine
• Fazit
• Häufige Fragen

---

Die Liste mit den vierzehn Belegen

Es ist ein Dienstagmorgen Ende Februar. Die Buchhaltung hat die Unterlagen für den Jahresabschluss vor drei Wochen an die Steuerberatung übergeben, jetzt kommt die Antwort: eine Liste mit vierzehn Positionen. Eine Gutschrift ohne Bezug zur Ursprungsrechnung. Zwei Eingangsrechnungen, die gebucht, aber nicht auffindbar sind. Ein Wartungsvertrag, dessen Laufzeit für die Abgrenzung gebraucht wird. Eine Rechnung vom 29. Dezember, bei der unklar ist, ob die Leistung noch im alten Jahr erbracht wurde.

Keine dieser Fragen ist schwierig. Jede einzelne lässt sich beantworten, wenn man weiß, wo das Dokument liegt. Das Problem ist die Summe: Vierzehn Suchvorgänge in drei Postfächern, zwei Netzlaufwerken und einem Ordner im Büro der Einkaufsleitung kosten keinen Vormittag, sondern verteilen sich über zwei Wochen, weil jede Antwort auf eine Kollegin wartet, die gerade im Urlaub ist oder die Datei „irgendwo abgelegt“ hat.

Warum die Suche im Februar im Oktober beginnt

Die Rückfrageliste entsteht nicht im Februar. Sie entsteht in den Monaten davor, jedes Mal, wenn eine Rechnung per E-Mail eingeht und im Postfach bleibt, wenn ein Vertrag unterschrieben und nur als Scan auf dem Desktop gespeichert wird oder wenn eine Gutschrift ohne Verweis auf den Ursprungsvorgang abgelegt wird. Im Tagesgeschäft fällt das nicht auf. Sichtbar wird es erst, wenn jemand von außen nach dem Zusammenhang fragt.

Daraus folgt die Grundidee dieser Checkliste: Der Jahresabschluss ist auf der Dokumentenseite kein Termin, sondern ein Zustand. Entweder sind die Unterlagen zum Stichtag vollständig, zugeordnet und auffindbar, oder sie sind es nicht. Den Zustand herzustellen, dauert im Oktober wenige Stunden pro Woche. Im Februar dauert es Wochen.

---

Was sich seit dem letzten Abschluss geändert hat

Wer die Checkliste aus dem Vorjahr wiederverwendet, übersieht drei Änderungen, die den Abschluss 2026 direkt betreffen. Sie klingen nach Steuerrecht, landen aber in der Praxis beim Archiv.

E-Rechnungen sind im Posteingang angekommen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder andere Rechnungsformate verwenden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich auch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.

Für den Jahresabschluss 2026 bedeutet das: In den Belegen des Geschäftsjahres liegen zum ersten Mal in nennenswertem Umfang strukturierte Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Und viele davon sind per E-Mail eingegangen, oft ohne dass geklärt wurde, wo die XML-Datei danach abgelegt wird.

Die GoBD wurden im Juli 2025 geändert

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden die GoBD zum zweiten Mal angepasst, vor allem wegen der E-Rechnung. Die wichtigste Klarstellung: Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD muss die PDF-Ansicht nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthält, die im strukturierten Teil fehlen, etwa Buchungsvermerke. Weichen beide Teile voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich.

Für die Praxis kehrt sich damit eine alte Gewohnheit um. Bisher galt das PDF als das eigentliche Dokument und die XML-Datei als Beiwerk. Heute ist es umgekehrt, und ein Archiv, das nur die PDF-Ansicht speichert, bewahrt im Zweifel das Falsche auf.

Buchungsbelege: acht statt zehn Jahre

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Änderung in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Regeln.

Was nach Entlastung klingt, erzeugt zunächst Arbeit: Wer Löschregeln im Archiv hinterlegt hat, muss sie anpassen. Und weil die Frist nicht für alle Unterlagen gleichermaßen verkürzt wurde, reicht es nicht, pauschal zwei Jahre abzuziehen.

---

Die Checkliste in vier Etappen

Die folgende Checkliste ist nach Monaten gegliedert, nicht nach Themen. Der Grund ist praktisch: Jede Etappe baut auf der vorherigen auf, und was im Oktober erledigt ist, muss im Dezember niemand mehr anfassen. Sie ersetzt nicht die Abschlussliste Ihrer Steuerberatung, sondern sorgt dafür, dass deren Fragen schnell beantwortet sind.

Oktober: Bestand aufnehmen

Im Oktober geht es um einen ehrlichen Blick auf die eigene Ablage. Noch drängt nichts, und genau deshalb ist der Monat geeignet.

• Eingangskanäle auflisten. Über welche Wege kommen Rechnungen herein: Papierpost, zentrales Rechnungspostfach, persönliche Postfächer, Lieferantenportale? Jeder Kanal, der nicht in einen definierten Ablageort mündet, ist eine künftige Position auf der Rückfrageliste.
• Persönliche Postfächer prüfen. Rechnungen, die an einzelne Mitarbeitende adressiert sind, bleiben am häufigsten liegen. Ein kurzer Aufruf an alle Beteiligten, solche Rechnungen weiterzuleiten, löst mehr als jede Software.
• E-Rechnungen stichprobenartig kontrollieren. Liegt zu jeder E-Rechnung die XML-Datei im Archiv, oder wurde nur die PDF-Ansicht gespeichert? Zehn Stichproben genügen, um zu wissen, ob ein grundsätzliches Problem besteht.
• Verfahrensdokumentation auf den Stand bringen. Hat sich seit dem letzten Abschluss etwas an Scanprozess, Archivsystem oder Rechnungseingang geändert? Dann muss die Dokumentation nachziehen.

November: offene Vorgänge schließen

Der November gehört den Vorgängen, die zwar laufen, aber nicht abgeschlossen sind. Hier entstehen die meisten Rückfragen des Folgejahres.

• Rechnungen ohne Freigabe klären. Welche Eingangsrechnungen hängen seit Wochen in der sachlichen Prüfung? Ein Rechnungsworkflow mit festen Zuständigkeiten und Vertretungen macht diese Liste auf Knopfdruck sichtbar, ohne ihn entsteht sie durch Nachfragen.
• Gutschriften und Stornos zuordnen. Jede Gutschrift braucht den Bezug zur Ursprungsrechnung. Was jetzt verknüpft wird, muss im Februar niemand rekonstruieren.
• Verträge mit Abschlussbezug zusammenstellen. Im Voraus bezahlte Wartungs- und Lizenzverträge, Leasing, Mietverträge, Bürgschaften: Für Abgrenzungen und Rückstellungen braucht die Steuerberatung Laufzeiten und Beträge. Eine digitale Vertragsverwaltung mit Fristen und Laufzeiten liefert diese Übersicht als Auswertung statt als Suchauftrag.
• Stammdaten bereinigen. Doppelt angelegte Lieferanten führen zu doppelt erfassten oder falsch zugeordneten Rechnungen. Ein Abgleich der Kreditorenliste lohnt sich vor dem Stichtag, nicht danach.

Dezember: Stichtag vorbereiten

Im Dezember wird der Zustand hergestellt, der am 31. Dezember gelten soll. Das heißt vor allem: Belege eindeutig einem Jahr zuordnen.

• Periodenzuordnung sicherstellen. Rechnungen, die Ende Dezember oder Anfang Januar eingehen, müssen für den Jahresabschluss der richtigen Periode zugeordnet werden. Maßgeblich sind dabei unter anderem der Leistungs- oder Lieferzeitpunkt und die jeweiligen Bilanzierungsregeln. Ein Hinweis an Einkauf und Fachbereiche, Leistungsdaten auf Lieferscheinen und Abnahmeprotokollen zu prüfen, verhindert spätere Korrekturen.
• Inventurunterlagen vorbereiten. Zähllisten, Inventurrichtlinie und Bewertungsunterlagen gehören zu den Inventaren und unterliegen damit der Frist von zehn Jahren. Sie sollten von Anfang an digital und dem Geschäftsjahr zugeordnet abgelegt werden.
• Posteingang bis zum Jahresende abarbeiten. Was bis zum 31. Dezember eingegangen ist, sollte bis dahin auch erfasst, verschlagwortet und dem Vorgang zugeordnet sein. Ein digitaler Posteingang, der Dokumente direkt in den Workflow übergibt, nimmt diesem Schritt den Zeitdruck.
• Berechtigungen für die Steuerberatung klären. Soll die Kanzlei direkt auf Belege zugreifen, oder werden sie exportiert? Die Entscheidung im Dezember spart im Januar eine Abstimmungsrunde.

Januar und Februar: übergeben und aufräumen

Nach dem Stichtag geht es um zwei Dinge: eine vollständige Übergabe an die Steuerberatung und den jährlichen Löschlauf.

• Unterlagen gebündelt übergeben. Belege, Vertragsübersicht, Inventurunterlagen und offene Posten in einem Paket statt in mehreren Nachlieferungen. Jede Nachlieferung erzeugt eine neue Rückfragerunde.
• Rückfragen zentral beantworten. Eine Person sammelt die Rückfragen und verteilt sie, statt dass die Kanzlei einzelne Mitarbeitende direkt anschreibt. So bleibt sichtbar, was noch offen ist.
• Löschlauf vorbereiten. Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres. Der Jahresbeginn ist deshalb der Zeitpunkt, an dem ganze Jahrgänge ihre Frist erreichen. Welche das sind, zeigt der nächste Abschnitt.
• Aus der Rückfrageliste lernen. Jede Position auf der Liste der Steuerberatung zeigt eine Lücke im Prozess. Wer sie festhält, hat die Checkliste für das nächste Jahr schon zur Hälfte geschrieben.

---

Aufbewahrungsfristen richtig berechnen

Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der Brief empfangen oder versandt wurde oder die letzte Eintragung in das Buch erfolgt ist. Ein Buchungsbeleg vom März 2018 erreicht seine Frist also nicht im März 2026, sondern am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 darf er vernichtet werden.

Was ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden darf

Unter dem Vorbehalt der Ausnahmen im nächsten Unterabschnitt ergibt sich für den Jahreswechsel 2026/2027 folgendes Bild:

Bei Jahresabschlüssen lohnt ein zweiter Blick: Maßgeblich ist das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr. Der Abschluss für 2016, der im Frühjahr 2017 aufgestellt wurde, hat seine Frist erst Ende 2027 erreicht.

Wann die Frist nicht abläuft

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das betrifft vor allem laufende oder angekündigte Betriebsprüfungen, offene Einspruchs- und Klageverfahren sowie vorläufige Steuerbescheide. Auch außerhalb des Steuerrechts können Unterlagen länger gebraucht werden, etwa als Nachweis in laufenden Rechtsstreitigkeiten oder für Gewährleistungsansprüche.

Deshalb gehört vor jeden Löschlauf eine kurze Abstimmung mit der Steuerberatung: Gibt es Jahre, für die eine Prüfung angekündigt oder ein Verfahren offen ist? Ein Archivsystem kann Fristen berechnen, aber es weiß nicht, dass im März eine Prüfungsanordnung kam.

Löschen ist auch eine Pflicht

Die verkürzte Frist hat eine Seite, die in der Diskussion oft untergeht. Personenbezogene Daten dürfen nach der DSGVO nur so lange gespeichert werden, wie ein Zweck oder eine Rechtspflicht dies rechtfertigt. Fällt die steuerliche Aufbewahrungspflicht nach acht Jahren weg und gibt es keinen anderen Grund, entfällt die Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung. Wer sein Löschkonzept nicht an die acht Jahre anpasst, riskiert, personenbezogene Daten länger als erforderlich aufzubewahren.

In der Praxis heißt das: Die Löschregeln im Archiv sollten nach Dokumentenklasse getrennt sein, nicht nach Ablageort. Ein Rechnungsordner auf dem Netzlaufwerk enthält oft Rechnungen, Mahnungen und Korrespondenz, also drei verschiedene Fristen. Zuverlässig umsetzen lassen sich die Fristen erst, wenn jedes Dokument einer Klasse zugeordnet ist.

---

E-Rechnungen im Jahresabschluss

Die E-Rechnung verändert den Jahresabschluss weniger in der Buchung als in der Ablage. Drei Punkte sollten bis zum Stichtag geklärt sein.

Das Postfach ist kein Archiv

Für den Empfang von E-Rechnungen genügt nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Für die Aufbewahrung gelten dagegen die Anforderungen der GoBD: Die Rechnung muss im Originalformat, unversehrt und lesbar erhalten bleiben und sich jederzeit wiederfinden lassen. Ein gewöhnliches E-Mail-Postfach erfüllt die Anforderungen an eine geordnete und nachvollziehbare Aufbewahrung in der Regel nicht allein. Es ist meist weder nach Dokumentenklassen geordnet noch gegen Veränderungen geschützt, und E-Mails lassen sich löschen, ohne dass es nachvollziehbar festgehalten wird. Ob die Aufbewahrung dann in einem DMS, einem Archivsystem oder im ERP gelöst wird, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass die Anforderungen erfüllt sind.

Der strukturierte Teil ist entscheidend

Da der strukturierte Teil maßgeblich ist, muss er im Original aufbewahrt werden, unverändert und maschinell auswertbar. Wird die E-Rechnung für die interne Verarbeitung in ein anderes Format umgewandelt, ist das Original trotzdem aufzubewahren. Bei ZUGFeRD steckt der strukturierte XML-Teil in der PDF-Datei, bei XRechnungen liegt er als reine XML-Datei vor, die ohne Visualisierung für Menschen kaum lesbar ist.

Für die Prüfung vor dem Stichtag heißt das: Kann Ihr Archiv eine XRechnung so anzeigen, dass die Buchhaltung und später die Betriebsprüfung sie lesen können, ohne dass die XML-Datei verändert wird? Wenn nicht, ist das der dringendste Punkt dieser Checkliste.

Das Original nicht durch Buchungsvermerke verändern

Viele Buchhaltungen versehen Rechnungen mit Kontierungsstempel, Kostenstelle oder Freigabevermerk. Bei Papierrechnungen geschieht das auf dem Beleg, bei PDF-Rechnungen oft als Anmerkung in der Datei. Bei E-Rechnungen kommt es darauf an, dass das Original und vor allem der strukturierte Teil unverändert erhalten bleiben. Buchungsvermerke werden deshalb am besten in den Metadaten des Archivs oder im Buchungssatz festgehalten, nicht im Dokument selbst.

---

Was ein DMS im Jahresabschluss übernimmt

Die Checkliste lässt sich mit Ordnern und Netzlaufwerken abarbeiten. Der Aufwand ist dann jedes Jahr derselbe. Ein Dokumentenmanagementsystem verschiebt die Arbeit dagegen vom Jahresende in den laufenden Betrieb, wo sie in kleinen Schritten anfällt und nicht auffällt.

Zuordnung beim Eingang statt beim Abschluss

Ein Beleg, der beim Eingang erfasst, verschlagwortet und einem Vorgang zugeordnet wird, muss beim Abschluss nicht mehr gesucht werden. Das gilt für Papier, das beim Scannen klassifiziert wird, ebenso wie für E-Rechnungen, die sich automatisch aus dem Rechnungspostfach übernehmen lassen. Die Metadaten Belegart, Lieferant, Geschäftsjahr und Kostenstelle machen jedes Dokument über eine Suche auffindbar, unabhängig davon, wer es abgelegt hat.

Fristen als Regel statt als Wissen

Im DMS hängt die Aufbewahrungsfrist an der Dokumentenklasse. Wird eine Eingangsrechnung als Buchungsbeleg klassifiziert, kann das System ihr Fristende automatisch berechnen. Ändert der Gesetzgeber die Frist, wie zuletzt von zehn auf acht Jahre, genügt es, eine Regel anzupassen, statt tausende Ordner durchzusehen. Die Ablaufhemmung bei laufenden Prüfungen lässt sich als Sperrvermerk für einzelne Jahrgänge abbilden.

Zugriff für die Steuerberatung

Statt Belege zu exportieren, nachzuliefern und per E-Mail zu versenden, kann die Steuerberatung einen lesenden Zugriff auf die abschlussrelevanten Dokumente erhalten. Jeder Zugriff kann dabei protokolliert werden. Rückfragen lassen sich direkt am Dokument klären, und die Antwort ist für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Verbindung zum ERP-System

Besonders wirksam wird das DMS, wenn es mit dem ERP-System verbunden ist. Aus einem Buchungssatz in Microsoft Dynamics 365 Business Central lässt sich der zugehörige Beleg direkt aufrufen, und umgekehrt. Wie DMS und Business Central über Schnittstellen zusammenarbeiten, zeigen wir auf unserer Lösungsseite. Die Frage „Wo ist die Rechnung zu dieser Buchung?“ beantwortet dann ein Klick.

---

Vom Jahresend-Check zur Routine

Eine Checkliste, die einmal im Jahr abgearbeitet wird, ist besser als keine. Wirksamer ist es, die Punkte über das Jahr zu verteilen. Drei Gewohnheiten reichen dafür aus:

• Quartalsweise Stichproben. Zehn E-Rechnungen, zehn gescannte Belege, eine Stichprobe der persönlichen Postfächer. Was im April auffällt, steht im Februar nicht auf der Rückfrageliste.
• Zuständigkeiten für Ausnahmen. Rechnungen ohne Bestellbezug, Gutschriften, Belege aus Lieferantenportalen: Für jede dieser Ausnahmen gibt es eine benannte Person, die sie zuordnet.
• Jährlicher Löschlauf im Januar. Mit Abstimmung zur Steuerberatung, protokolliert und nach Dokumentenklassen getrennt. Er hält das Archiv schlank und das Löschkonzept aktuell.

Wer so arbeitet, erlebt den Jahresabschluss nicht mehr als Ausnahmezustand. Die Rückfrageliste der Steuerberatung wird kürzer, und die Positionen, die übrig bleiben, betreffen die Bewertung, nicht die Suche.

---

Fazit

Der Jahresabschluss beginnt auf der Dokumentenseite nicht im Januar, sondern im Oktober. Wer die Checkliste in vier Etappen abarbeitet, von der Bestandsaufnahme über die offenen Vorgänge und den Stichtag bis zur Übergabe, hat zum 31. Dezember einen Zustand erreicht, in dem jeder Beleg erfasst, zugeordnet und auffindbar ist.

Für den Abschluss 2026 kommen drei Punkte hinzu, die es im Vorjahr so nicht gab. E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden, weil nach den geänderten GoBD der strukturierte Teil maßgeblich ist. Buchungsbelege unterliegen einer Frist von acht Jahren, und die Löschregeln sollten entsprechend überprüft werden. Und ab 2027 werden größere Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, was das Volumen strukturierter Belege im Archiv weiter erhöht.

---

Häufige Fragen zur Jahresabschluss-Checkliste