Was ist eine Banf / Bedarfsanforderung?

Als BANF wird ein interner Prozess bezeichnet, bei dem eine Ware oder Dienstleistung angefordert wird. Die BANF wird auch Bestell- oder Bedarfsanforderung genannt. Mit der BANF schaffen Sie ein einheitliches System, mit dem Ihre Mitarbeitenden Anforderungen einreichen können. Üblicherweise sind es die Fachabteilungen, die auf diesem Weg eine Anforderung an den Einkauf übersenden.

Das System lässt sich grundsätzlich für alle Formen von Anforderungen nutzen. Das kann kleines Verbrauchsmaterial wie ein Stift oder Druckerpapier sein. Ebenfalls ist es möglich, Anforderungen für größere Dinge wie einen Bürostuhl oder einen neuen Arbeitsplatzrechner auf dem Weg einzureichen. Unternehmen, die ein System für die Bedarfsanforderung einrichten, können hier die Regeln individuell festlegen.

In welcher Form lässt sich eine BANF erstellen?

Es gibt im Prinzip keine feste Vorgabe, wie eine Bedarfsanforderung aussieht. Theoretisch kann bei der Bedarfsanforderung und dem Formular auch auf die Papierform zurückgegriffen werden. Das wäre ein Vordruck, der auszufüllen ist und der dann an die Einkaufsabteilung weitergeleitet wird.

Im modernen Umfeld wird natürlich möglichst auf digitale Lösungen zurückgegriffen. In dieser Form wird dann von einer elektronischen Bedarfsanforderung oder kurz eBANF gesprochen. Eine elektronische Variante hat in der Praxis eine Reihe von Vorteilen. In erster Linie ist dies die direkte Integration in Ihre IT. So ist es ganz einfach möglich, die BANF zu erstellen. Das gelingt von jedem Ort aus, wo Zugang zum internen Netzwerk vorhanden ist. Das kann der Arbeitsplatzrechner im Büro, aber auch das Smartphone oder ein Tablet unterwegs sein. Die Möglichkeiten lassen sich bei der konkreten Umsetzung präzisieren.

Auch das Einreichen der BANF ist auf digitalem Weg einfacher. Wie eine Mail wird die Anforderung direkt über das System verschickt. Sie landet somit automatisch bei dem korrekten, zuständigen Mitarbeitenden im Einkauf. Außerdem kommt die eBANF ohne Verzögerung an. Somit verkürzt die eBANF auch den kompletten Anforderungsprozess.

Sinnvoll ist es, die Bedarfsanforderung und das Formular an die jeweiligen Anforderungen anzupassen. Das betrifft die Felder und auch die Auswahlmöglichkeiten. Gerade im digitalen Bereich mit der eBANF sind hier viele Freiheiten gegeben. Es können Drop-down-Listen zum Einsatz kommen, die eine Auswahl von häufig benötigten Waren oder Dienstleistungen aufführen. Auf dem Weg schafft ein Unternehmen auch Standards, was den konkreten Typ von Ware oder Dienstleistung bei der Beschaffung betrifft.

Ein Beispiel kann hier ein Drucker sein. Hat der Mitarbeitende keine vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten, ist es mitunter schwer, die richtige Wahl zu treffen. Definiert die IT hingegen vorher in Absprache mit dem Einkauf, der Fachabteilung sowie der Geschäftsleitung die Auswahloptionen, lassen sich Budget sowie das Anforderungsprofil für den Drucker vorher präzise festlegen. Das hat entscheidende Vorteile. Die Kostenkontrolle durch das Unternehmen bei der Anschaffungen ist schon im Vorfeld gegeben. Die Mitarbeitenden haben direkt das richtige Modell zur Auswahl und müssen sich nicht lange mit dem Thema beschäftigen. Außerdem ist gewährleistet, dass der Drucker auch wirklich zum Aufgabenbereich passt. Dies gilt grundsätzlich für alle Waren und Dienstleistungen, die über eine eBANF definiert werden.

So wird die eBANF in der Praxis umgesetzt

Ein System für die elektronische Bedarfsanforderung lässt sich in den meisten Fällen problemlos in jede IT integrieren. Verschiedene Plattformen wie SAP bringen bereits die Voraussetzungen für die Umsetzung mit. In diesem Fall fehlt dann nur noch die individuelle Konfiguration des Moduls. Das hat den Vorteil, dass sich die eBANF direkt und ohne großen Aufwand in die Rechnungsverarbeitung, Logistik und Buchhaltung integrieren lässt. Die Alternative dazu sind eigene Systeme für die eBANF. Diese Lösungen sind in der Regel in sich komplett und bieten teilweise auch Schnittstellen zur vorhandenen IT. Welche Lösung für ein Unternehmen infrage kommt, muss also immer individuell entschieden werden und hängt auch von der bereits vorhandenen Software ab.

Der Ablauf einer BANF: von der Erstellung bis zur Freigabe

Die BANF durchläuft eine Reihe von Phasen. In einem digitalen System ist der Weg der BANF klar vorgegeben. Der Prozess, den eine Bedarfsanforderung durchläuft, besteht so aus diesen Schritten:

1. Bedarfsermittlung / BANF erstellen

2. Kontrolle der Anforderung im Wareneinkauf und BANF freigeben

3. Auslösung des Beschaffungsprozesses

4. Eingang von Ware oder Dienstleistung

5. Rechnungsprüfung und Zahlungsvorgang

6. Archivierung der BANF

Mit dem Ausfüllen der Bedarfsanforderung im Formular beginnt somit der Prozess. Wer eine BANF erstellen will, greift über das interne System mit seinem Konto auf die Plattform zu. Dies legt einen eigenen Vorgang an, der für den Mitarbeitenden, der die eBANF erstellt hat, auch über den gesamten Prozess der Beschaffung sichtbar bleibt.

Sobald bei der Bedarfsanforderung das Formular korrekt ausgefüllt ist, wird die eBANF über das System abgeschickt. Von dort gelangt die Anforderung in die Einkaufsabteilung. An diesem Punkt ist auch ein dynamischer Prozess möglich. So lässt sich anhand verschiedener Faktoren auswählen, an wen die eBANF geleitet wird. Potenzielle Faktoren sind der Kostenpunkt für die Anforderung sowie die Art der angeforderten Ware oder Dienstleistung. Die Kategorisierung übernimmt das System automatisch. So ist gewährleistet, dass sofort der korrekte Entscheidungsträger die Anforderung vorliegen hat.

An dem Punkt beginnt der normale Genehmigungsworkflow. Dieser ist bei der Nutzung eines Systems wie eBANF meist deutlich einfacher und schneller als in klassischen Modellen. Das liegt vor allem an dem standardisierten Format, gerade was vordefinierte Waren und Dienstleistungen betrifft. So ist die Entscheidungsfindung im Genehmigungsworkflow schneller und es sind weniger Rücksprachen erforderlich.

Dann ist der Zeitpunkt gekommen, wenn die Mitarbeitenden aus der Einkaufsabteilung die BANF freigeben. Hier ist es möglich, ein Vier-Augen-Prinzip zu installieren. Plattformen wie SAP bringen diese Option bereits standardmäßig mit. Diese lässt sich so konfigurieren, dass beispielsweise Anschaffungen ab einer bestimmten Höhe von mindestens zwei Personen kontrolliert werden müssen, bevor die BANF freigeben wird. Auch andere Freigabestrategien sind möglich.

Mit der Bestellung geht der Genehmigungsworkflow in die nächste Phase über. An diesem Punkt erhält auch der Mitarbeitende, der die BANF erstellt hat, ein Statusupdate. Diese Updates lassen sich während des Genehmigungsworkflows laufend abrufen. So ist der Mitarbeitende jederzeit über den Stand der Beschaffung informiert. Eine Nachfrage bei der Einkaufsabteilung erübrigt sich somit.

Der Prozess der Beschaffung kommt zum Abschluss, sobald die Dienstleistung bereitgestellt ist oder die Ware im Unternehmen eintrifft. Auch hier lässt sich der Status der BANF digital aktualisieren. Dies gelingt beispielsweise, indem die eingehende Sendung mit einem Scanner erfasst wird. Das System nimmt dann sofort und automatisch die Zuordnung vor und sorgt für die Aktualisierung des Status in der eBANF. So ist der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess über die eBANF digital dargestellt, denn die eBANF lässt sich auch mit der Buchhaltung verknüpfen. Dort kann das System so eingerichtet werden, dass es eine Zahlung automatisch vorbereitet, um die Rechnung zu begleichen. Die Daten hierfür lassen sich entweder digital zuordnen oder automatisch von einem Dokument erfassen. Dies lässt sich mit Systemen mit der OCR-Technologie realisieren, die Eingangsrechnungen digitalisieren. Bei der Zahlung ist es dann wieder möglich, verschiedene Kontrollmechanismen, wie eine manuelle Prüfung und Freigabe, zu etablieren.

Die richtige Lösung für das BANF Erstellen finden

Eine BANF besteht also aus einer Reihe von Phasen, die unterschiedlichste Funktionen bieten beziehungsweise Prozesse auslösen. Der beispielhaft angesprochene Ablauf lässt sich individuell anpassen oder auch nur teilweise digital darstellen. So passen Sie die BANF an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

Bei der Wahl der richtigen Lösung sowie der Konfiguration des Genehmigungsworkflows helfen IT-Dienstleister wie wir bei Kumavision DMS. Sie erhalten hier ebenfalls Unterstützung bei der Integration der eBANF in Ihre IT. Nehmen Sie Kontakt zu Kumavision DMS auf, wenn Sie sich über Lösungen für die digitale BANF informieren möchten. Sie erhalten bei uns eine fachkundige und individuelle Beratung zum Thema.