21. Oktober 2022
Der digitale Purchase to Pay Prozess kommt in immer mehr Unternehmen zur Anwendung. Viele Unternehmen erkennen oftmals erst nach dem Wechsel auf die digitalen Strukturen die ganzen Vorteile. Immer wieder bestätigen Entscheidungsträger, dass sie bereuen, nicht schon früher auf digitale Lösungen gesetzt zu haben. Wir werfen in diesem Beitrag einen genauen Blick auf den Ablauf eines Prozesses im Einkauf und Beschaffung mit einem digitalen System.
Die verschiedenen Phasen beim digitalen Purchase to Pay Prozess
Ein digitaler Purchase to Pay Prozess durchläuft mehrere Stufen. Der grobe Ablauf unterscheidet sich auf den ersten Blick nicht von klassischen Prozessen bei Einkauf und Beschaffung. Die sechs Phasen bei den digitalen Bestellprozessen sind:
- Bedarfsmeldung
- Prüfung und Genehmigung der Anforderung
- Auswahl des Lieferanten und Auslösen der Bestellung
- Empfang der Ware oder Dienstleistung
- Buchung des Vorgangs
- Kontrolle und Freigabe der Rechnung
Bei einer genaueren Betrachtung zeigen sich jedoch die Unterschiede und Eigenheiten von digitalisierten Beschaffungsprozessen. Im Folgenden analysieren wir die einzelnen Phasen und schauen, wie diese in der Praxis ablaufen.
Schritt 1: Die Bedarfsanmeldung und der Start vom Einkaufsprozess
Jeder Beschaffungsprozess beginnt mit einem Bedarf. Im digitalen System wird dieser einheitlich angemeldet. Hierfür nutzen die Mitarbeitenden eine digitale Form der Bestellanforderung, kurz BANF. Die konkrete Umsetzung ist von System zu System unterschiedlich. Möglich ist die Integration in bestehende EPR-Plattformen sowie die Darstellung mit DMS- und ECM-Software.
In jedem Fall bildet ein digitales Dokument die Basis für die Anforderung. Hier trägt der jeweilige Mitarbeitende ein, welche Ware oder Dienstleistung er benötigt. Dies löst einen Prozess im System aus. Die BANF wird gespeichert. Der aktuelle Zustand der Anforderung ist für den Mitarbeitenden jederzeit in seinem persönlichen Dashboard sichtbar.
Die BANF wird individuell für jedes Unternehmen angepasst. So lassen sich häufig wiederkehrende Anforderungen hinterlegen. Auf diese Weise ist der Anforderungsprozess einfacher, transparenter und schneller. Gleichzeitig ist es so möglich, direkt auf bestimmte Lösungen, die sich als effektiv erwiesen haben, zu verweisen.
Schritt 2: Eingang der Anforderung beim Einkauf
Im nächsten Schritt geht die BANF direkt bei der Einkaufsabteilung ein. Dies geschieht in Echtzeit und automatisch. Hier erfolgt eine manuelle Prüfung und Freigabe oder Ablehnung beziehungsweise Nachfrage der Anforderung.
Schritt 3: Durchführung der Bestellung
Die Einkaufsabteilung ist dann zuständig für die Bestellung und Beschaffung. Durch die Vorgabe bestimmter Artikel in der BANF laufen diese Prozesse oftmals schneller ab, da die Waren oder Dienstleistungen konkret ausgewählt wurden. Bei der Bearbeitung durch die Einkaufsabteilung aktualisiert sich automatisch der Status der Beschaffungsanforderung. Der betreffende Mitarbeitende sieht dies oder erhält sogar eine interne Benachrichtigung über das System, dass seine Anforderung bearbeitet wird. Dies erübrigt Nachfragen bei der Einkaufsabteilung.
Schritt 4: Empfang der Ware oder Dienstleistung
Der Wareneingang im Unternehmen ist immer ein manueller Prozess. Die zuständigen Mitarbeitenden, beispielsweise im Lager, nehmen diese Waren entgegen. Im digitalen Purchase to Pay Prozess läuft die Annahme jedoch anders. Der entsprechende Vorgang wird direkt im System aufgerufen. Die Zuordnung ist über den Lieferanten und den Bestellschein beziehungsweise die Bestellnummer oder ähnliche eindeutige Kennzeichen möglich. Liegt eine Rechnung in Papierform vor, wird diese ebenfalls digitalisiert.
Dann wird der Eingang im System vermerkt und der Status erneut aktualisiert. Hierfür lassen sich Scanner einsetzen, die den Prozess weiter beschleunigen. Das System zeigt zudem sofort an, welche Waren in welcher Menge erwartet werden. Eine präzise Eingangskontrolle findet somit im gleichen Schritt statt. Auch dies wird im System vermerkt.
Der Mitarbeitende, der auf die angeforderte Ware wartet, erhält nun ebenfalls eine Nachricht. Hier wird er über das Eintreffen informiert. In großen Unternehmen lässt sich weiterhin übermitteln, wie und wo die Übergabe stattfindet, beispielsweise durch Angabe eines Fachs im Lager. Dies lässt sich ebenfalls vollkommen frei anpassen.
Schritt 5: Verbuchung der Rechnung
Nach erfolgreicher Eingangskontrolle erfolgt die Aktualisierung in der Buchhaltung. Dies wird vom System automatisch ausgelöst. Hier erfolgt die korrekte Verbuchung in der Kreditorenbuchhaltung. Das System ist in der Lage, selbständig den Rechnungsbetrag, das Datum, Informationen zum Lieferanten sowie auch Angaben zum Zahlungsziel aus der Rechnung zu übernehmen.
Schritt 6: Kontrolle und Freigabe der Rechnung
Im nächsten Schritt erfolgt eine manuelle Kontrolle durch die Buchhaltung. Hierbei werden die Rechnung und ihre Korrektheit nochmals geprüft, sodass es zu keinerlei Fehlern kommt. Ist alles in Ordnung, erfolgt die Freigabe der Rechnung.
Eine umständliche manuelle Anweisung ist im digitalen Purchase to Pay Prozess nicht erforderlich. Die digitalen Lösungen sind bei entsprechender Anbindung in der Lage, die Zahlungen selbständig auszulösen. An dieser Stelle sparen die digitalen Lösungen somit nochmals Zeit.
Jedoch helfen die digitalen Plattformen auch, Fehler zu vermeiden. Verpasste Zahlungsziele beispielsweise lassen sich vermeiden, da das System automatisch die Fälligkeiten kontrolliert. Laufen diese ab, alarmiert das System die zuständigen Personen.
Ein weiterer interessanter Aspekt ist das Skonto. Lösungen für die digitale Bearbeitung beachten auch diesen Punkt. Auf Wunsch lässt sich der Zahlungsablauf entsprechend konfigurieren, dass die Software Zahlungen so vornimmt, dass das Skonto in Anspruch genommen werden kann. Somit senkt eine solche digitale Lösung auch die Kosten.
Die Vorteile von digitalen Bestellprozessen in der Praxis
Die positiven Auswirkungen von digitalisierten Einkaufsprozessen zeigen sich an vielen Stellen im Unternehmen. Dies beginnt bei der Transparenz für die Mitarbeitenden, die eine elektronische BANF stellen. Diese haben zu jedem Zeitpunkt eine verlässliche Information, in welchem Status die Anforderung ist. Dies vermeidet zeitraubende Nachfragen und sorgt für Transparenz. Zudem ist die BANF an sich einfacher und schneller, da viele Auswahloptionen bereits vorgegeben sind.
Die Einkaufsabteilung profitiert von sauber ausgefüllten Anforderungen, die den Vorgaben des Unternehmens entsprechen. Alle notwendigen Informationen werden über die elektronische BANF abgefragt.
Abläufe im Wareneingang sind durch das digitale System ebenfalls standardisiert. Zudem sorgt die Software dafür, dass der Mitarbeitende, der auf seine Ware wartet, automatisch von der Ankunft informiert wird. Dies reduziert die Arbeitsbelastung und erspart manuelle Benachrichtigungen.
Der Freigabe Workflow in der Buchhaltung läuft ebenfalls sicherer und automatisiert ab. Rechnungsdaten gelangen automatisch in die Buchhaltung und alle erforderlichen Buchungen legt das System an. Es ist nur noch eine manuelle Kontrolle notwendig und mit der Freigabe ist der Workflow abgeschlossen.
Zu guter Letzt minimiert eine solche digitale Lösung noch die anfallende Papiermenge. Alle Nachrichten werden elektronisch übermittelt und auch die Rechnungen lassen sich digitalisieren. Dadurch ist weiterhin die spätere Suche nach diesen Vorgängen im System deutlich vereinfacht, da alle Informationen digital gespeichert sind.
Im eigenen Unternehmen auf digitale Purchase to Pay Prozesse umsteigen
Die Umstellung auf digitale Einkaufsprozesse ist in den meisten Fällen einfach und problemlos möglich. Die überwiegende Mehrheit von Unternehmen setzt bereits digitale Plattformen für das Enterprise-Ressource-Planning ein. Hier lassen sich die erforderlichen Prozesse einfach integrieren. Die entsprechenden Lösungen für digitale Purchase to Pay Prozesse stellt Kumavision DMS bereit.
Sinnvoll ist ein gleichzeitiger Umstieg auf ein papierloses Büro. Dies wird mit einem digitalen Dokumentenmanagement und Scannern in der Praxis umgesetzt. Dann lassen sich die BANF und andere Vorgänge wie die Digitalisierung von Rechnungen direkt über dieses System umsetzen. Ebenfalls ist so die reibungslose Digitalisierung von Rechnungen und anderen Dokumenten gewährleistet. Dies verbessert die Abläufe in der Buchhaltung.
Der Wechsel auf solche Strukturen ist im laufenden Betrieb möglich. IT-Dienstleister wie Kumavision DMS, die sich auf digitale Einkaufsprozesse spezialisiert haben, übernehmen die Einrichtung der Plattformen. Somit ist ein Umstieg auf den digitalen Purchase to Pay Prozess unkompliziert und jederzeit möglich. Kontaktieren Sie uns bei Kumavision DMS, wenn Sie Interesse an digitalen Purchase to Pay Lösungen haben – wir beraten Sie kompetent und erstellen individuelle Konzepte für unsere Kunden.
