Warum ist Digitalisierung im Unternehmen so wichtig?

Der Begriff Digitalisierung gehört seit einigen Jahren zu den Schlagwörtern, wenn es um Veränderungen von Unternehmensstrukturen geht. Dabei bleibt der Ausdruck ohne konkrete Strategie eine leere Phrase. Tatsächlich bringt die Digitalisierung – bei richtiger Umsetzung – viele Vorteile und enorme Chancen für Unternehmen mit sich.

Digitalisierung im Unternehmen ist ein dauerhafter Prozess

Wichtig ist es zunächst, das Konzept der Digitalisierung zu verstehen. Die Digitalisierung ist kein einzelnes Projekt und ist auch nicht mit einer bestimmten Maßnahme abgeschlossen. Vielmehr handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, der immer wieder durch die Implementierung konkreter Lösungen vorangetrieben wird.

Die digitalen Strukturen in einem Unternehmen wandeln sich also permanent. Nur durch laufende Korrektur und die Integration neuer Technologien bleibt Ihr Unternehmen auf dem aktuellen Stand der Zeit. Hier kommt das Change Management zum Tragen. Über die konstante Kontrolle und Analyse von Prozessen sowie Systemen erfolgt die Identifizierung von sinnvollen Veränderungen.

Was bedeutet digitale Transformation?

Die digitale Transformation beschreibt die Prozesse, die mit der Digitalisierung einhergehen. Damit wird der Wandel von analogen und manuellen Abläufen bis hin zu digitalen Lösungen beschrieben. Die digitale Transformation beinhaltet nicht nur einen technischen Wandel, sondern verändert auch die Kultur in Ihrem Unternehmen. Dies bezieht sich auf die Art und Weise, wie bestimmte Aufgaben ausgeführt werden.

In welchen Bereichen ist die Digitalisierung im Unternehmen möglich?

Die Digitalisierung betrifft heutzutage alle Bereich Ihres Unternehmens. Es gibt faktisch in allen Bereichen und Abteilungen Prozesse, die sich digitalisieren lassen. Außerdem trifft dies auf Unternehmen aller Größen und Branchen zu.

Oftmals bleiben Mitarbeitende, die außerhalb des Büros arbeiten, bei Digitalisierungsprozessen außen vor. Das verschenkt jedoch viel Potenzial und sorgt für zwei Parallelwelten, in der nur ein Teil der Belegschaft digital arbeitet. Homogene Strukturen zu schaffen, ist eine der Herausforderungen für Unternehmen bei der Digitalisierung. Gleichzeitig liefert die Digitalisierung die besten Ergebnisse, wenn Sie es schaffen, einheitliche digitale Prozesse über die gesamten Unternehmensstrukturen zu etablieren.

In den meisten Fällen ist es nur eine Frage der richtigen Lösungen. Haben Mitarbeitende beispielsweise keine eigene oder feste Workstation, dann können mobile Endgeräte wie ein Tablet Abhilfe schaffen. Selbst die individuelle Entwicklung von Apps ist heutzutage mit vergleichsweise geringen Mitteln möglich. So schaffen Sie ein Unternehmensportal, das allen Mitarbeitenden offen steht.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung für Unternehmen?

Mit einer klaren Strategie für die Digitalisierung haben Unternehmen die Chance, eine Reihe von Vorteilen zu aktivieren. Diese sind nicht nur finanzieller Natur, auch wenn dieser Faktor oft betont wird und natürlich eine zentrale Rolle spielt. Dies sind einige der zentralen Vorteile für Unternehmen, die die Digitalisierung mit sich bringt:

• mehr Transparenz in den Prozessen
• schnellere Abläufe
• reduzierte Betriebskosten
• gesteigerte Flexibilität
• einfach kalkulierbare Kosten
• verbessertes Compliance und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Sicherung von Wachstum
• Ausbau der Geschäftstätigkeit

Beispiele für erfolgreiche Digitalisierung in Unternehmen

Es gibt eine Reihe von Beispielen, an denen sich die positiven Auswirkungen der Digitalisierung auf Unternehmen zeigen. Teilweise verändert der digitale Wandel das komplette Geschäftskonzept. Die Pizzakette Domino’s ist ein solches Beispiel. Über die Digitalisierung hat das Unternehmen das Bestellen ihrer Pizzas deutlich flexibler gestaltet. So ist es möglich, eine Pizza per Sprachbefehl über Alexa oder per Google Home, Slack, Facebook Messenger, Telefontext, Twitter und mit einem Smart-TV zu bestellen. Das Unternehmen gibt an, dass inzwischen 65 Prozent des Umsatzes über digitale Bestellungen erzielt werden.

Ein weiteres Paradebeispiel für den digitalen Wandel ist Netflix. Das US-Unternehmen, das heute als weltweiter Streaming-Anbieter bekannt und erfolgreich ist, begann seine Geschäftstätigkeit als Videothek. Ende der 90er Jahre war dieses Modell sehr erfolgreich. Mit der Verbreitung von Breitbandinternet etablierte sich jedoch das Streaming. Die Kundschaft von Videotheken orientierte sich anderweitig und die Absatzzahlen sanken rapide. Netflix wechselte früh das Geschäftsmodell, und konzentrierte sich auf Video-on-demand. Mitbewerber wie Blockbuster verpassten diesen Wandel und überlebten den Strukturwandel nicht.

Digitalisierung von Dokumenten

Die Digitalisierung verändert den Umgang mit Daten und Dokumenten. Nach wie vor finden weite Teile des Informationsaustauschs über Papier statt. Briefe im Posteingang gehören bei Unternehmen zum Alltag. Die Digitalisierung ermöglicht jedoch die Abkehr vom Datenaustausch in Papierform. Eingehende Briefe und andere Dokumente in Papierform werden sofort digitalisiert. Von dort erfolgt die Übertragung in eine zentrale DCM-Plattform. Dies sind Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement.

Eine solche digitale Dokumentenverwaltung erspart zum einen die Archivierung von Dokumenten in Papierform. Zum anderen verändert dies auch Abläufe im Unternehmen. Die Mitarbeitenden finden Post zukünftig ausschließlich in digitaler Form im persönlichen Nachrichteneingang. Dieser ist integriert in das CRM-System, sodass alle Informationen zentral an einem Ort verfügbar sind. Erfahren Sie mehr über das digitale Dokumentenmanagement sowie die Vorteile und nehmen Sie Kontakt zu Kumavision DMS auf. Wir beraten Sie umfassend zu diesen und anderen Lösungen, mit denen Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben.

Digitale Kommunikation und die vielseitigen Vorteile solcher Konzepte

Ein weiteres Beispiel für die Digitalisierung ist die Kommunikation mit Kunden. Digitale Lösungen erlauben vor allem eine Diversifizierung der Optionen zur Kontaktaufnahme. Sie können Ihren Kunden eine Reihe von Möglichkeiten bieten, wie diese mit Ihnen in Kontakt treten. Dies können WhatsApp, Social Media oder auch Chatbots auf Ihrer Webseite sein. Die Digitalisierung endet jedoch nicht mit der Einrichtung dieser Kontaktmöglichkeiten. Software erlaubt die Bündelung aller dieser Kanäle auf einem zentralen Dashboard. Außerdem wird hier der Kommunikationsaustausch mit dem betroffenen Kunden angezeigt. Dies erlaubt eine persönliche Kommunikation, spart Zeit und deckt gleichzeitig eine Reihe von Kanälen ab.

Lösungen für die digitale Kommunikation verändern auch den Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen. Ihnen stehen Plattformen zur Verfügung, mit denen VoIP-Telefongespräche oder auch Videokonferenzen möglich sind. Dies reduziert einerseits die Kosten. Andererseits sind über VoIP-Lösungen die Mitarbeitenden immer unter einer Festnetznummer erreichbar – unabhängig vom tatsächlichen Standort. So können Gespräche auch unterwegs am Smartphone angenommen werden.

Prozessautomatisierung und automatische Workflows

Ein zentraler Vorteil der Digitalisierung sind die Möglichkeiten zur Automatisierung von Abläufen. In den meisten Unternehmen finden sich viele Abläufe im Alltag, die sich durch digitale Lösungen automatisieren lassen. Dies beschleunigt die Prozesse, minimiert Fehlerquellen und reduziert die Kosten.

Ein solches Beispiel sind Beschaffungsprozesse. Diese finden sich in allen Unternehmen. Durch zentrale Lösungen mit einheitlichen Strukturen läuft die Beschaffung von der Anforderung bis zur Bezahlung weitestgehend automatisch ab. Dies sind einige weitere Beispiele für Prozesse, die sich mithilfe von digitalen Lösungen automatisieren lassen:

• Vertragsmanagement
• Auswertung von Kunden- und Geschäftsdaten
• Erfassung, Erstellung und Verwaltung von Rechnungen

Digitalisierung sichert Wachstum und die Zukunft des Unternehmens

Die Digitalisierung ist ein Megatrend, der vergleichbar ist mit der Industrialisierung im 19. Jahrhundert. Waren es damals die Massenfertigung und Maschinen, die Produktionskosten gesenkt haben, sind es nun digitale Plattformen und Lösungen für die Automatisierung, die diese Funktionen übernehmen.

Gerade in Zeiten, in denen sich durch das Homeoffice und New-Work-Konzepte die Art der Arbeit verändert, liefert die Digitalisierung die notwendigen Lösungen für die Infrastruktur. Auch die Ansprüche der Kunden verändern sich. Nachdem Onlineshopping zur Normalität geworden ist, wünschen sich Kunden jetzt persönliche Betreuung online. Digitale Plattformen schaffen auch hier die Umgebung, mit der sich kosteneffizient auf diese Anforderungen reagieren lässt.

In der Zukunft wird die Digitalisierung weitere innovative Lösungen hervorbringen. Dazu gehören Anwendungen mit Künstlicher Intelligenz, konkrete Einsatzmöglichkeiten für Augmented Reality sowie ein Fokus auf die Prozessautomatisierung. Wer heute auf dem technischen Stand der Dinge bleibt, für den sind auch die nächsten Schritte im digitalen Wandel kein Problem.