Vom Papierstapel zur Prozessintelligenz

Mit diesem Anspruch nimmt uns das Interview mit auf eine Reise durch die Praxis moderner Dokumentenprozesse, von ersten Schritten bis zu Zukunftsthemen wie KI-gestützte Workflows.

Wenn heute über Digitalisierung gesprochen wird, klingt vieles selbstverständlich. Unternehmen wissen längst, dass ein DMS oder ECM-System die Produktivität steigert und Transparenz schafft. Doch wie Sascha betont, gibt es trotz aller Aufklärung noch blinde Flecken:

Das Missverständnis – Digitalisierung sei ein isoliertes IT-Thema. In Wahrheit geht es darum, alle Bereiche eines Unternehmens miteinander zu vernetzen, vom Einkauf über die Personalabteilung bis hin zur Buchhaltung. Nur so entsteht ein konsistenter Datenfluss, der Routinearbeiten minimiert und Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten schafft.

Gerade mittelständische Unternehmen verharren oft im Denken in Abteilungs-Silos. Ein digitales Archiv für die Buchhaltung hier, eine Projektablage im Vertrieb dort, doch die wirklich entscheidenden Effizienzgewinne entstehen erst dann, wenn Dokumentenmanagement unternehmensweit gedacht und umgesetzt wird.

Damit liefert er eine wichtige Mahnung: Wer Digitalisierung halbherzig angeht, wird am Ende mehr verwalten als gestalten.

Besonders attraktiv ist der hybride Ansatz: Hier werden sensible oder branchenspezifisch regulierte Daten weiterhin lokal gehalten, während standardisierte Prozesse wie Eingangsrechnungsverarbeitung oder digitale Personalakten in die Cloud wandern. So verbinden Unternehmen Sicherheit mit Flexibilität und behalten zugleich die Option, Schritt für Schritt zu migrieren.Microsoft spielt dabei eine zentrale Rolle.

Als Treiber der Cloud-Transformation sorgt der Konzern mit Plattformen wie Microsoft 365 und Azure dafür, dass Anwender, Prozesse und Daten in einer homogenen Systemlandschaft zusammenfinden. 

Für uns ist das ein entscheidender Vorteil:

Cloud steht für moderne Infrastruktur und eröffnet zugleich schnellere Wege zu Innovationen. Updates, neue Funktionen und KI-gestützte Features können direkt integriert werden, ohne dass Unternehmen jedes Mal ein aufwendiges Release-Projekt stemmen müssen.

Das bedeutet:

Bevor Software ausgewählt oder Anbieter verglichen werden, sollten Unternehmen prüfen, welche Abläufe den größten Schmerz verursachen. Ist es der Posteingang, die Rechnungsprüfung, die Personalakte oder die Projektkommunikation? Wer diese Engpässe kennt, kann mit einem ersten Digitalisierungsschritt sofort spürbaren Mehrwert schaffen.

Dabei gilt:

Nicht alles gleichzeitig. Kleine Pilotprojekte schaffen Vertrauen, liefern schnelle Erfolge und helfen, Mitarbeiter für den Wandel zu gewinnen. Ein digitaler Posteingang oder die automatisierte Belegerfassung sind ideale Einstiege, sie zeigen sofort, wie Prozesse schlanker und transparenter werden.

Gleichzeitig empfiehlt Sascha, sich frühzeitig mit erfahrenen Partnern auszutauschen:

So entsteht eine Balance aus Eigenanalyse und externer Expertise, die Grundlage, um Digitalisierung nachhaltig und pragmatisch ins Unternehmen zu bringen.

Die Dynamik im DMS- und ECM-Umfeld ist größer denn je. Während vor einigen Jahren vor allem die Frage „Papier oder digital?“ im Vordergrund stand, geht es heute um die nächste Stufe der Automatisierung und Intelligenz.

Kein Digitalisierungsvorhaben kommt ohne die Auseinandersetzung mit rechtlichen Vorgaben aus. Ob GoBD, DSGVO oder branchenspezifische Regularien:

 Compliance ist kein Zusatz, sondern Grundvoraussetzung für jedes ECM-System.

Besonders im Finanz- und Gesundheitswesen gelten strenge Regeln für Aufbewahrung, Zugriff und Nachvollziehbarkeit. Hier muss jede Aktion lückenlos protokolliert, jedes Dokument revisionssicher archiviert werden. Doch auch produzierende Unternehmen, Handel oder öffentliche Verwaltung können es sich nicht leisten, Compliance als Nebenthema zu behandeln, zu hoch sind die Risiken von Prüfungsfeststellungen, Bußgeldern oder Reputationsschäden.

Wer Compliance frühzeitig als strategischen Bestandteil seiner Digitalisierung begreift, spart am Ende Kosten, Nerven und verschafft sich einen Wettbewerbsvorteil.

Persönliche Motivation: Digitalisierung als Haltung

Hinter jeder Technologie steckt immer auch ein Mensch und bei KUMAVISION DMS ist es Sascha Bippus, der die Themen Vertrieb und Digitalisierung mit Begeisterung vorantreibt. 

Für ihn ist Dokumentenmanagement weit mehr als ein Softwareprojekt:

Diese Haltung prägt die Kultur im Unternehmen. Ziel ist, dass Digitalisierung den Alltag vereinfacht und entlastet. Es geht darum, Routinetätigkeiten zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und Freiräume für kreative, wertschöpfende Aufgaben zu gewinnen.

Auch im Umgang mit unentschlossenen Unternehmen bleibt Sascha pragmatisch und ermutigend:

Seine Überzeugung: Digitalisierung ist neben technische Lösung, auch eine Frage der Einstellung. Offenheit, Lernbereitschaft und der Mut, Prozesse zu hinterfragen, sind mindestens genauso wichtig wie die Wahl der richtigen Software.

Damit wird deutlich: Bei uns dreht sich alles um eine Vision – Digitalisierung, die visionär denkt und pragmatisch umsetzt.

Digitalisierung mit Weitblick

Das Gespräch mit Sascha Bippus zeigt deutlich, dass Digitalisierung längst kein Zukunftsthema mehr ist. Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse noch immer mit Papierstapeln oder Insellösungen abbilden, verschenken Potenzial und riskieren, im Wettbewerb zurückzufallen.

Die Schwerpunkte liegen klar auf der Hand:

• Ganzheitlich denken statt Insellösungen bauen – nur so entstehen durchgängige Workflows.
• Cloud und KI als Treiber – Flexibilität, Automatisierung und intelligente Funktionen werden zum Standard.
• Compliance als Chance sehen – wer sauber arbeitet, schafft Vertrauen und Sicherheit.
• Begleitung statt Alleingang – Projekte gelingen dann, wenn Kunden kontinuierlich unterstützt werden.

Der Blick nach vorn zeigt: KI-gestützte ECM-Systeme in der Cloud, erweiterbar durch Apps und Zusatzmodule, sind der nächste große Entwicklungsschritt. KUMAVISION DMS positioniert sich genau hier, als Partner, der die neuesten Technologien aufgreift, aber zugleich die Bodenhaftung im Projektalltag nicht verliert.

Die Botschaft an Unternehmen:

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den Schritt in die Digitalisierung zu gehen – nicht nur, um Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch, um die Weichen für die nächsten Jahre zu stellen.