Shareflex: Wenn ein Produkt zur Strategie wird
60 % der DMS-Angebote bei KUMAVISION DMS betreffen heute Shareflex – eine Zahl, die deutlich macht: Aus einem Produktergänzungsprojekt ist ein zentraler Wachstumstreiber geworden. Doch diese Entwicklung war kein Zufall. Sie ist das Ergebnis einer bewussten strategischen Entscheidung und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Die Geschichte dahinter beginnt lange vor der Umfirmierung der Henrichsen4msd GmbH zur KUMAVISION DMS GmbH im Januar 2023.
Bereits zuvor war Portal Systems ein etablierter Partner im Ökosystem des Unternehmens, nicht zuletzt, weil Shareflex in mehreren Projekten erfolgreich im Einsatz war. Als KUMAVISION DMS sich schließlich die Frage stellte, wie man das eigene Portfolio im Microsoft-Umfeld sinnvoll ergänzen kann, war die Antwort klar: Shareflex passt. Technologisch. Strategisch. Kulturell.
Dass aus dieser Erfahrung heute eine tragende Partnerschaft wurde, liegt nicht nur am Produkt selbst, sondern auch am gemeinsamen Verständnis: DMS nicht als Add-on zu verkaufen, sondern als echten Mehrwert im Microsoft-Technologie-Stack zu verankern – nahtlos, leistungsfähig und zukunftssicher.
Entscheidungsprozess: Eigenentwicklung oder strategischer Einkauf?
Die Entscheidung, Shareflex als festen Bestandteil in das Portfolio der KUMAVISION DMS GmbH aufzunehmen, war keineswegs ein Automatismus.
Im Gegenteil:
Anfangs wurde intensiv diskutiert, ob man nicht besser eine eigene DMS-Lösung auf Microsoft-Basis entwickeln sollte, gestützt auf das vorhandene Know-how im Haus.
Time-to-Market:
Eine Eigenentwicklung hätte wertvolle Monate, wenn nicht Jahre, gekostet.
Produktreife & Herstellernähe:
Shareflex war bereits etabliert, ausgereift und tief in den Microsoft-Technologie-Stack integriert.
Außerdem spielte ein dritter Aspekt eine entscheidende Rolle: die bereits bestehende Beziehung zu Portal Systems, mit gewachsenen Vertriebswegen, klaren Kommunikationsstrukturen und einem pragmatischen Miteinander.
Am Ende fiel die Entscheidung klar aus:
statt selbst zu bauen, wird bewusst auf ein starkes Partnerprodukt gesetzt, mit einem Hersteller, der partnerschaftlichen Austausch auf Augenhöhe ernst nimmt und aktiv in Prozesse, Roadmaps und Vertrieb einbindet.
Partnerschaft in der Praxis: Vertrieb und Technologie im Gleichschritt
Was eine gute Partnerschaft ausmacht, zeigt sich im Alltag und genau dort funktioniert die Zusammenarbeit zwischen KUMAVISION DMS und Portal Systems besonders reibungslos.
Vertrieblich ist der Austausch eng und lösungsorientiert:
Technologisch ist die Partnerschaft ebenfalls auf hohem Niveau vernetzt:
Besonders wertvoll:
Der Wissenstransfer funktioniert in beide Richtungen. KUMAVISION DMS bringt Feedback aus Kundensituationen aktiv zurück ins Portal-Systems-Team und erhält im Gegenzug frühzeitige Einblicke in technische Neuerungen und Roadmaps.
Shareflex wird zur tragenden Säule im Portfolio
Die Entscheidung für Shareflex hat sich schnell ausgezahlt: Bereits heute entfallen rund 60 % aller DMS-Angebote der KUMAVISION DMS GmbH auf die Lösung von Portal Systems, Tendenz steigend.
Kein Wunder, denn mit mehr als 2.500 bestehenden Microsoft-Kunden ist das Potenzial groß:
Nahezu jeder ERP-Kunde ist auch ein potenzieller DMS-Kunde, sofern das Angebot zur bestehenden Systemlandschaft passt und genau hier spielt Shareflex seine Stärken aus.
Weitere Erfolgsfaktoren:
Ein weiteres Plus: Shareflex ergänzt die bestehende DMS-Landschaft ideal, es ist weder Ersatz noch Fremdkörper, sondern die logische Erweiterung für Kunden, die auf Microsoft-Technologie aufbauen und Flexibilität im Dokumentenmanagement suchen.
Was die Zusammenarbeit besonders macht
Neben technischer Kompatibilität und vertrieblichem Erfolg punktet die Partnerschaft mit Portal Systems vor allem auf menschlicher Ebene. Was zunächst wie eine Floskel klingt, hat im Alltag echten Einfluss, insbesondere bei komplexen Projekten, kurzfristigen Abstimmungen oder Kundensituationen mit vielen Beteiligten.
Diese pragmatische Haltung zieht sich durch alle Ebenen der Zusammenarbeit, ob bei der Gestaltung von Verträgen, bei der Reaktion auf Marktanforderungen oder bei der Koordination mehrerer Partner.
Selbst wenn ein Interessent bereits Kontakt zu einem anderen Portal-Systems-Partner hat, gelingt es auf kurzem Dienstweg, faire Lösungen zu finden, ohne Reibungsverluste.
Auch die Vertragsverhandlungen verliefen zügig:
Blick nach vorn: Shareflex als strategisches Wachstumsthema
Der Erfolg von Shareflex ist für KUMAVISION DMS mehr als eine Momentaufnahme, er ist Teil einer strategischen Ausrichtung. Das Ziel: die Lösung langfristig als zentrale Säule im Microsoft-DMS-Portfolio etablieren und den Anteil an Shareflex-Projekten weiter ausbauen.
Zudem wird das Thema Künstliche Intelligenz eine stärkere Rolle spielen:
In gemeinsamen Gesprächen mit Portal Systems werden bereits heute erste Ideen für KI-unterstützte Funktionen und Assistenzsysteme diskutiert, z. B. zur intelligenten Klassifikation oder automatisierten Entscheidungsunterstützung.
Klar ist:
Shareflex ist gekommen, um zu bleiben, als Lösung, als strategisches Geschäftsfeld und als partnerschaftliches Modell mit viel Raum für Weiterentwicklung.
Partnerschaft mit Substanz
Die Zusammenarbeit zwischen der KUMAVISION DMS GmbH und Portal Systems ist weit mehr als ein Technologieprojekt, sie ist ein Beispiel für moderne, partnerschaftlich gelebte Digitalisierung.
Gemeinsam wurde nicht nur ein Produkt eingeführt, sondern ein strategischer Mehrwert geschaffen:
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