19. Dezember 2022
Prozesse bestimmen den gesamten Arbeitsalltag in einem Unternehmen. Jeder Vorgang lässt sich als ein Prozess identifizieren. Oft zeigt sich bei einer genaueren Betrachtung, dass viele Abläufe Spielraum für eine Optimierung haben. Für Unternehmen ist es sehr interessant, solche Potenziale zu finden.
Wer Prozesse analysieren und optimieren möchte, greift oft auf die Digitalisierung zurück. Durch die Transformation von Abläufen hin zu digitalen Lösungen öffnen sich viele neue Möglichkeiten. Auf dem Weg lässt sich unter anderem die Effizienz verbessern, was dann auch zu mehr Erfolg führt.
Welche Optionen gibt es bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht es vor allem um die administrativen Aufgaben. Diese finden sich in faktisch jedem Unternehmen. Zu diesen Prozessen gehören vor allem simple Abläufe, die seit geraumer Zeit in immer gleicher Form abgearbeitet werden. Jedoch fallen sie täglich und meist in großer Zahl an. Somit bringt selbst eine kleine Optimierung eines solchen Prozesses einen großen Mehrwert, denn die Effizienzsteigerung potenziert sich.
Dies ist eine beispielhafte Liste von Prozessen, die sich in den meisten Unternehmen digitalisieren lassen:
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Posteingang, Ablage und Archiv
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Buchhaltungsprozesse
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Abläufe im Bereich Human Resources
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Materialbeschaffungsabläufe
Der Bereich des Posteingangs ist einer der Punkte, wo die Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen starten kann. Die meisten Unternehmen erhalten Eingangsrechnungen in zahlreichen verschiedenen Formaten. Dies reicht von bereits digitalen Rechnungen als PDF bis hin zu klassischen Quittungen, die als Papierausdruck vorhanden sind. Die meisten Unternehmen haben eine Buchhaltung, die viel Arbeit darauf verwendet, alle diese Belege zu sortieren und zu archivieren. Dies ist auch aufgrund der gesetzlichen Vorgaben für die Buchführungspflicht erforderlich. Das Absurde ist, dass selbst digitale Rechnungen hier für Arbeit sorgen, denn auch diese werden auf die eine oder andere Variante in ein einheitliches, ebenfalls in der Regel digitales System der Buchhaltung übertragen.
Es gibt jedoch eine Lösung hierfür. Die automatische Belegerkennung übernimmt die Erfassung und Sortierung sämtlicher Eingangsrechnungen. Dies gelingt einerseits durch die Integration in die IT. So erfasst die automatische Belegerkennung mit smarten IT-Lösungen Rechnungen im Posteingang und in anderen Quellen. Andererseits lassen sich diese Systeme auch mit Scannern koppeln. Diese digitalisieren alle Rechnungen und Belege in Papierform, die im Unternehmen eintreffen. Damit nicht genug, sind moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) auch in der Lage, Informationen von den Rechnungen zuzuordnen. Dazu gehören etwa die Rechnungssumme, das Datum, der Empfänger, die Waren oder Leistungen sowie auch Informationen zum Skonto. Diese Daten übergibt das DMS dann direkt in die Buchhaltung und legt die entsprechenden Buchungen an.
Ein weiteres Beispiel für einen Prozess, der sich optimieren und digital darstellen lässt, sind Bedarfsanforderungen. In diese Kategorien fallen alle Materialien oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt. Das beginnt bei der Beschaffung der täglichen Materialien für die Produktion und reicht bis hin zu Verbrauchsmaterialien. Mit einer digitalen Bedarfsanforderung (eBANF) findet der gesamte Prozess digital statt. Mitarbeitende müssen nicht mehr telefonieren, wenn die Einkaufsabteilung mit der Beschaffung beauftragt werden soll. Der Zugriff auf dieses System ist zudem von jedem Ort aus möglich, somit auch aus dem Homeoffice oder von Geschäftsreisen aus.
Auch entfällt die Kontrolle, in welchem Status die letzte Beschaffung ist. Der Mitarbeitende, der die eBANF eingereicht hat, sieht zu jedem Zeitpunkt im System, welchen Stand die Anforderung aktuell hat. Ist die Anforderung im System, gibt es auch keine Möglichkeit mehr, dass diese verloren geht. Bei analogen Beschaffungsprozessen ist diese Gefahr oft gegeben, wenn ein Mitarbeitender einen Fehler macht.
Selbst im Bereich der Human Resources, also der Personalverwaltung, lassen sich administrative Abläufe digitalisieren. Da sind zum Beispiel Urlaubsanträge zu nennen. Diese müssen nicht mehr in Papierform eingereicht werden, sondern werden einfach in digitaler Form erstellt. Hier lässt sich auch ein System einrichten, dass eine Urlaubsvertretung über den Antrag informiert oder diese direkt signiert. Eine digitale Urlaubsplanung sorgt für mehr Übersicht und Transparenz, da es ganz einfach möglich ist, zu jedem Zeitpunkt das verfügbare Personal einzusehen.
Interessant ist es weiterhin, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Auch das ist im Bereich der administrativen Abläufe mit der Digitalisierung an vielen Punkten möglich. Ein gutes Beispiel hierfür sind Eingangsrechnungen und die damit verbundenen Zahlungsabläufe. Mit einem DMS, das Eingangsrechnungen erfasst, lassen sich Zahlungsanweisungen direkt erstellen. Die Kontrolle über ausgehende Zahlungen geht dennoch nicht verloren. Die Systeme lassen sich so einrichten, dass zunächst eine Freigabe durch einen berechtigten Mitarbeitenden erfolgen muss.
Gleiches gilt bei der Kontrolle von eingehenden Zahlungen. Auch hier ist es möglich, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Eine digitale Lösung kann laufend die eingehenden Zahlungen mit den offenen Forderungen abgleichen. So ist die Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand, ohne dass manuelle Arbeit für Buchungen und Kontrollen entsteht.
Darüber hinaus gibt es oft noch die Möglichkeit, Kernprozesse zu digitalisieren. Dies sind die Abläufe, die direkt mit der Wertschöpfung in Verbindung stehen. Diese finden also in den Fachabteilungen statt und müssen oft individuell analysiert werden, um die passenden Lösungen in digitaler Form zu finden.
Was sind die Vorteile von digitalen Geschäftsprozessen?
Digitale Geschäftsprozesse haben eine Reihe von Vorteilen. In erster Linie lässt sich der Arbeitsaufwand reduzieren. Das senkt teure Arbeitskosten und schafft Ressourcen für kreative Aufgaben.
Weiterhin arbeiten digitale Lösungen präzise und transparent. Somit ist jederzeit der Überblick über die Geschäftsabläufe gegeben. Zudem ist mit den richtigen digitalen Lösungen ein Einblick in Echtzeit möglich. Gerade was Daten aus der Buchhaltung betrifft, hinken diese Zahlen in klassischen Systemen oft einige Wochen oder sogar mehr hinterher. Digitale Geschäftsprozesse stellen somit auch bessere Daten bereit, wenn diese für Entscheidungen bei der Ausrichtung des Unternehmens benötigt werden.
Ein enormer Vorteil ist außerdem die Abkehr von Papier. Akten, Ablage und Archiv sind Gräber für Papierberge, die nicht nur Kosten verursachen, sondern auch noch enorm unpraktisch sind. Alleine die Ablage von Rechnungen und Schriftverkehr in Papierform nimmt viel Zeit in Anspruch. Die Suche im Archiv nach abgelegten Unterlagen entfällt also mit vollständig digitalisierten Umgebungen. Innerhalb von Sekunden findet sich der gewünschte Vorfall im digitalen Archiv und das von jedem Ort aus.
Das sind die zentralen Vorteile, die optimierte, digitale Geschäftsprozesse bieten:
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Kostensenkung
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schnellerer Ablauf von Prozessen
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Automatisierung von Abläufen
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Minimierung von Fehlerquellen
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mehr Flexibilität
Wie gelingt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?
Die Herausforderung auf dem Weg zu optimierten und digitalen Geschäftsprozesse ist es, das Potenzial aufzudecken sowie die entsprechenden Abläufe zu identifizieren. Das erfordert zwei Schritte.
Der erste Schritt ist die Analyse und Optimierung von Prozessen. Auf dem Weg werden die einzelnen Geschäftsabläufe überhaupt erst transparent. Dann lässt sich beurteilen, ob ein Prozess optimiert werden kann und welche digitale Lösung infrage kommt.
Im zweiten Schritt geht es darum, die richtigen digitalen Lösungen zu finden. Die Auswahl an Software auf dem Markt, die für solche Aufgaben infrage kommt, ist mittlerweile unüberschaubar. Alle diese Lösungen haben Vor- und Nachteile sowie ganz bestimmte Eigenschaften.
Aus diesen Gründen ist es hilfreich, beim Prozesse analysieren und optimieren, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Sinnvoll ist eine Prozessberatung für Lösungen und Services im Dokumentenmanagement (DMS) sowie dem Enterprise Content Management (ECM).
Mit der Prozessberatung von Kumavision DMS finden Unternehmen die passenden Konzepte für solche Digitalisierungsprozesse. Wir bei Kumavision DMS beraten Unternehmen individuell und durchleuchten dabei die Geschäftsprozesse. Auf dem Weg können wir Prozesse analysieren und optimieren sowie die passenden digitalen Lösungen finden.
Wollen Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren oder sind Sie allgemein an den Möglichkeiten von digitalen Geschäftsprozesse interessiert? Nehmen Sie doch jetzt Kontakt mit uns bei Kumavision DMS auf. Wir beraten Sie fachkundig zu den Möglichkeiten und zeigen Ihnen konkret auf, mit welchen Lösungen Sie effizienter arbeiten und Ihren Erfolg steigern.
