Sicherer und schneller Zugriff auf Ihre Verträge

Digitales Vertragsmanagement: Verträge verwalten – leicht gemacht!

Teilweise scheuen Unternehmen die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements. Vor allem der Prozess des Umstiegs bereitet Sorgen, da Probleme mit dem neuen System befürchtet werden. Tatsächlich ist die Digitalisierung im Vertragsmanagement eine recht simple Aufgabe, die für Arbeitserleichterung sorgt. Unternehmen, die ein digitales Vertragsmanagement implementiert haben, wissen außerdem die großen Vorteile in der Praxis zu schätzen. Zu den zentralen positiven Eigenschaften gehören

– die Transparenz

– Auskunftsfähigkeit

– Zeit- und Kostenersparnis.

Da ist beispielsweise die zentrale digitale Ablage. Diese erlaubt eine direkte Suche nach Inhalten, Daten, Laufzeiten, Vertragspartnern und vielen weiteren Faktoren. Dies gelingt, da ein modernes Vertragsmanagement alle wichtigen Informationen der Vertragsakte abspeichert. Die langwierige Suche in Vertragsakten nach einem bestimmten Vorgang gehört somit der Vergangenheit an.

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Sascha Bippus

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Weiterhin ist eine digitale Vertragsakte ortsunabhängig. Mit einem Papierarchiv ist es notwendig, vor Ort die Akten aufzusuchen, wenn ein Vorgang gesucht wird. Mit einem digitalen Vertragsmanagement gelingt der Zugriff von überall. Dies kann auch das Homeoffice sein.

Mit einer kompletten digitalen Ausrichtung im Unternehmen, inklusive dem Vertragsmanagement, entfallen viele Druck- und Kopiervorgänge. Diese sind nicht nur zeitintensiv, sie kosten auch Geld. Kopien von Dokumenten, die dann an vielen Stellen zusätzlich abgelegt werden, entfallen komplett. Anstelle dessen gelangt alles in die digitale Vertragsakte. So können Unternehmen Druckkosten sparen und die Büroverwaltung optimieren.

Zu den Vorteilen eines effektiven digitalen Vertragsmanagements gehören die folgenden Punkte:

Unternehmen können Druckkosten sparen
platzsparend, zuätzliche Ablageorte nicht mehr benötigt wird
zeitintensive Suche in Vertragsakten entfällt durch die digitale Dokumentensuche
zentrale Archivierung aller Vertragsdokumente
alle Dokumente sind immer und überall verfügbar, auch im Homeoffice
Reduzierung von Kosten, die durch die Papierverwaltung entstehen
Einhaltung von Compliance und gesetzlichen Vorgaben
ermöglicht mobile Work und Workplace 4.0
Fristenkontrolle
Überblick über die Vertragslaufzeiten
Hilfe im Vertragscontrolling

Das Ziel ist es, die Bestellprozesskosten zu senken und über Automatismen für beschleunigte Abläufe zu sorgen. Mit entsprechenden digitalen Lösungen ist dies an zahlreichen Punkten in Ihrem Unternehmen möglich. Dies betrifft den Ein- und Ausgang von Waren sowie Vertragsverhältnisse und ebenso interne Anschaffungen von Waren oder Dienstleistungen. KUMAVISION DMS stellt Ihnen Lösungen bereit, mit denen Sie Beschaffungsprozesse digitalisieren und automatisieren.

Unsere Digitale Lösungen sorgen dafür, dass Bestellprozesse schneller, transparenter und kosteneffizienter ablaufen.

URS BUESS

Leiter Organisationsentwicklung bei der Pensionskasse Post

“Während der Installations- und Betreuungsdauer von drei Tagen konnten wir uns hier im Hause von der kompetenten, schnellen und gewissenhaften Arbeitsweise der Mitarbeiter von KUMAVISION DMS überzeugen. Wir setzen auch in Zukunft auf die gute Zusammenarbeit!”

Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements im Überblick

Revisionssicherheit

Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und aktuellen DSGVO-Vorgaben.

Berechtigungskonzept

Klare Regelung von Zugriffen und Verantwortungen.

Fristenmanagement

Verpassen Sie keine Kündigungsfristen mehr und sparen Sie so bares Geld.

Transparenz

Stetiger Zugriff auf Ihre Verträge und komplette Nachvollziehbarkeit von Freigabe- und Prüfprozessen.

Recherchefunktion

Finden Sie all Ihre Vertragsdokumente über einfache Suchfunktionen.

Bearbeitung

Egal ob digital signieren oder Befüllung von Word-Vorlagen, arbeiten Sie digital an Ihren Verträgen!

Funktionen des digitalen Vertragsmanagements:

Übersicht

Schaffen Sie sich eine komplette Übersicht über all Ihre Verträge. Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht es Ihnen alle Informationen wie z.B. Ansprechpartner, Laufzeiten und Kosten auf einen Knopfdruck zu erhalten!

Vertragsvorlagen

Generieren Sie direkt aus Ihrem Vertragsmanagement Reports, Briefe oder Emails oder befüllen Sie Ihre Vorlagen automatisch mit Vertragsdaten!

Reporting

Vorbei Sie die Zeiten, in denen man Reporting & Controlling aufwändig betreiben musste. Digitale Vertragsmanagement Lösungen unterstützen Sie hier optimal!

Archivierung

Mehrfachablagen gehören der Vergangenheit an! Digitales Vertragsmanagement heißt alle Daten, Dokumente und Informationen immer an der richtigen Stelle ablegen und wieder finden!