19. August 2022
Die weltweite Corona-Pandemie, die Ende des Jahres 2019 begann, hat viele Bereiche des täglichen Lebens verändert. Auch Unternehmen waren von diesen Entwicklungen betroffen. Regierungen haben zum Beispiel dazu geraten, Mitarbeitende in das Homeoffice zu verlagern, wann immer dies möglich ist.
Dies ist nur ein Beispiel, wie Corona die Arbeitsbedingungen von Unternehmen und Organisationen verändert hat. Insgesamt zeigt sich, dass sich die digitale Transformation durch Corona deutlich beschleunigt hat. Dieser Beitrag zeigt an einigen Beispielen auf, wie die Digitalisierung während Corona vorangeschritten ist.
Das Homeoffice als permanenter Arbeitsplatz
Das Konzept der Heimarbeit ist nicht neu. Bereits seit vielen Jahren ist die Telearbeit in vielen Firmen möglich. Es handelte sich jedoch oft nur um eine Ergänzung zum regulären Arbeitsplatz. Durch die Corona-Pandemie hat sich dies schlagartig verändert. Einige Mitarbeitende waren wochen- oder monatelang nicht mehr an ihrem üblichen Arbeitsplatz im Betrieb.
Vor der Pandemie lag der Anteil an Arbeitnehmenden, die ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben, bei drei Prozent. Während der Corona-Pandemie stieg der Anteil in Deutschland zeitweise auf bis zu 25 Prozent. Dieser Zustand wird voraussichtlich auch in Zukunft Bestand haben. So werden einer Umfrage von Bitkom zufolge 27 Prozent der deutschen Arbeitnehmenden auch zukünftig zumindest teilweise im Homeoffice tätig sein.
Mobile Work als weitere alternative Form der Arbeit
Ähnlich wie das Homeoffice hat auch der Anteil an Mitarbeitenden, die Mobile Work praktizieren, während der COVID-19-Pandemie zugenommen. Beide zusammen werden auch oft unter dem Begriff „New Work“ zusammengefasst. Mobile Work unterscheidet sich vom Homeoffice dahingehend, dass die Arbeit vollkommen unabhängig von einem bestimmten Ort stattfindet. Das Homeoffice ist im Gegensatz dazu ebenfalls an einen bestimmten Standpunkt gebunden, nämlich das eigene Zuhause.
Bei Mobile Work ist das gesamte Umfeld auf ortsunabhängiges Arbeiten und maximale Flexibilität ausgelegt. Dies betrifft sowohl die Software als auch die Hardware. Die Systeme unterstützen die Arbeit so, dass an jedem Ort alle Aufgaben erledigt werden können. Dies kann im Homeoffice, im Zug oder auf Geschäftsreise im Ausland sein.
Veränderungen bei der digitalen Kommunikation
Durch die räumliche Trennung der Mitarbeitenden sowie zu Kunden und Partnern wurden neue Lösungen für die Kommunikation notwendig. Die Digitalisierung während Corona wird durch den Erfolg einer Plattform besonders deutlich: Microsoft Teams. Zum Ende des Jahres 2019, also mit Beginn der Corona-Pandemie, überschritt die Plattform erstmals 20 Millionen aktive Benutzer pro Tag. Bereits im April 2021 lag diese Zahl schon bei 145 Millionen und erreichte noch 2021 die Zahl von 250 Millionen.
Der Grund im Erfolg von Teams liegt in den Funktionen, die die Plattform mitbringt. Sie ist darauf ausgelegt, Mitarbeitende miteinander zu verknüpfen, die an unterschiedlichen Standorten an gemeinsamen Projekten arbeiten. Ein zentraler Baustein sind die Funktionen im Bereich der Telekommunikation. Teams ermöglicht Telefon- und Videogespräche via VoIP. Das senkt zum einen die Kosten und bringt zum anderen viel Flexibilität in den Alltag. So lassen sich Konferenzen mit hunderten Teilnehmern organisieren, zeitversetzte Aufnahmen übertragen oder Bildschirminhalte teilen.
Das papierlose Büro – Realität durch die fortschreitende Digitalisierung
Die veränderten Arbeitsprozesse durch die Corona-Pandemie haben aufgezeigt, dass der Transport von Informationen in Unternehmen verbessert werden muss. Gerade das Papierformat hat sich hier als Problem erwiesen. Befinden sich die Mitarbeitenden permanent im Homeoffice oder arbeiten mobil, stehen Informationen, die per Brief im Unternehmen eintreffen, diesen nicht zur Verfügung.
Die Lösung dafür ist das papierlose Büro. Bei diesem Konzept erfolgt eine konsequente Digitalisierung aller Daten. Dies betrifft einerseits Briefe, Rechnungen und andere Dokumente im Papierformat. Andererseits wird auch die digitale Kommunikation von anderen Kanälen gebündelt und zentral verfügbar gemacht.
Ein solches papierloses Büro ist die ideale Infrastruktur für Unternehmen, deren Mitarbeitende dezentral arbeiten. Alle Informationen sind digital und zeitnah verfügbar. Auch das Archiv ist digitalisiert. So haben die Mitarbeitenden im Homeoffice direkten Zugriff auf die aktuelle Post und können auch auf ältere Vorgänge aus dem Archiv zugreifen.
Schnelle Datenverbindungen durch Breitbandinternet
Während der Corona-Pandemie hat sich auch die Situation bei den Breitbandverbindungen verändert. Schnelle Netzwerk- und Internetverbindungen sind eine Grundvoraussetzung für die Umsetzung von Homeoffice und Mobile Work. Auch Cloud-Anwendungen benötigen eine schnelle Internetanbindung. Lag die Verfügbarkeit von Breitbandanschlüssen mit mindestens 1 Gbit/s Ende des Jahres 2019 erst bei 43,2 Prozent, stieg dieser Wert laut BMVI bis Mitte 2021 auf 62,1 Prozent. Im städtischen Bereich beträgt die Verfügbarkeit sogar 78,4 Prozent.
Mobiles Internet der nächsten Generation bildet einen weiteren wichtigen Baustein der digitalen Infrastruktur. Schnelles, mobiles Internet ist für ortsunabhängiges Arbeiten wichtig. Mit der Einführung von 5G stieg die potenzielle Datenübertragungsrate bei mobilem Internet auf 20 Gbit/s an.
Bei 5G verlief der Ausbau während der Corona-Pandemie noch rasanter als bei Glasfaser. Die ersten 5G-Verbindungen gab es ab Ende 2019, wobei nur einige Bereiche in den großen Städten abgedeckt waren. Anfang 2022 erreichte 5G bereits über 90 Prozent der Verbraucher im Bundesgebiet.
Digitalisierung von Prozessen
Ebenfalls im Zuge der Corona-Pandemie hat sich ein Trend zur Digitalisierung von Prozessen gezeigt. Dies betrifft sowohl spezifische als auch ganz allgemeine Arbeitsabläufe in Unternehmen. Auch hier spielen die veränderten Arbeitsbedingungen eine zentrale Rolle.
Der Wechsel von klassischen Strukturen, die geprägt sind von analogen sowie manuellen Prozessen, auf digitale Lösungen, spart Zeit, sorgt für Transparenz und reduziert Ihre Kosten. Dies betrifft beispielsweise Beschaffungsprozesse.
Während der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen gezielt Geschäftsprozesse digitalisiert. Dieser Trend wird auch in den nächsten Jahren anhalten. Somit gilt es, über Analysen in Ihrem Alltag die Prozesse zu identifizieren, die sich mit modernen Lösungen digital darstellen lassen.
Konkrete Lösungen: So hat die Digitalisierung während Corona Strukturen in Unternehmen verändert
Es gibt eine Reihe von Konzepten für die Digitalisierung. Wirklich effektiv gelingt die Digitalisierung auf lokaler Ebene nur durch Analysen und die gezielte Wahl von Systemen, die zum eigenen Arbeitsalltag passen. Dies sind einige der konkreten Lösungen, die während der Corona-Pandemie die Digitalisierung in Unternehmen vorangetrieben haben:
- digitales Dokumentenmanagement (DCM)
- cloud-basierte Softwarelösungen
- Plattformen für die Kollaboration wie Microsoft Teams
- Aufwertung von Netzwerk- und Internetverbindungen durch Breitbandtechnik
- Digitalisierung von Prozessen
Digitalisierung in der Praxis ist oft eine Kombination aus dem Einsatz neuer Hardware- und Softwaresysteme sowie veränderten Prozessen. Die Umsetzung des papierlosen Büros beispielsweise gelingt mit einer Software für das digitale Dokumentenmanagement. Dies verändert auch den Umgang mit dem Posteingang. Hier kommen Scanner zum Einsatz, die eingehende Post sofort in eine digitale Form wandeln. Für die Mitarbeitenden ändert sich die Art des Versands oder der Zugriff auf Nachrichten.
Die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vorantreiben
Die Digitalisierung ist ein fortwährender Prozess. Neue Technologien bringen innovative digitale Lösungen und ebnen den Weg für einen Wechsel der Strukturen. Unternehmen, die auf dem aktuellen Stand der Technik sind, profitieren von diesen Optionen. So verschaffen Sie sich Wettbewerbsvorteile, senken Kosten und eröffnen Möglichkeiten für den Einsatz aktueller Technologien.
Am Beispiel der Digitalisierung während Corona zeigen sich die Interaktionen zwischen digitalen Technologien sehr gut. Die Verlagerung der Infrastruktur in die Cloud erfordert Breitband Internet. Unternehmen, die in schnelle Anschlüsse wie Glasfaser mit FTTB investiert haben, konnten schnell auf solche Strukturen wechseln. In diesen Unternehmen gelang dann auch die Integration des Homeoffice sehr einfach, da die notwendigen Strukturen bereits vorhanden waren.
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