25. November 2022
Viele Unternehmen setzen Software von Microsoft im Alltag für unterschiedlichste Aufgaben ein. Die digitale Rechnungsbearbeitung mit Microsoft Dynamics gehört hingegen nur selten dazu. Dabei ist die Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics NAV / BC praktisch und einfach in die Unternehmensabläufe zu integrieren. Im Folgenden geht es um diese Lösung von Microsoft und die Vorteile des Systems.
Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Viele Unternehmen setzen Software von Microsoft im Alltag für unterschiedlichste Aufgaben ein. Dazu gehört auch Microsoft Dynamics 365 BC als ERP-Plattform. Eine automatisierte Belegerkennung in Microsoft Dynamics 365 BC ist jedoch eine Funktion, die nativ nicht in der Plattform vorhanden ist. Es gibt jedoch Möglichkeiten, dies zu realisieren. Eine dieser Lösungen, die für Microsoft Dynamics 365 BC geeignet ist, ist die Software SQUEEZE.
Was ist SQUEEZE?
Bei SQUEEZ handelt es sich um eine Softwarelösung für die automatisierte Belegerkennung der Dexpro Solution GmbH aus Hamburg. Die Software nutzt OCR-Technologien zur Erkennung von sämtlichen Belegen und ist für Rechnungen besonders geeignet. SQUEEZE ist als Cloud Fähige Belegerkennung die optimale Ergänzung zu Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Wie gelingt die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Microsoft Dynamics 365 BC bringt selbst keine Funktionen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit. Es gibt jedoch die Möglichkeit, diese Systeme um die entsprechenden Funktionen zu erweitern. Dies lässt sich mit externen Lösungen realisieren, die speziell für diese Aufgabe konzipiert sind. Zu diesen Lösungen gehört SQUEEZE. Diese Plattform ist in der Lage Eingangsrechnungen auszulesen und die erkannten Ergebnisse voll integriert in Microsoft Dynamics 365 BC anzuzeigen. Durch diese Integration greift SQUEEZE auf die vorhandenen Datenbanken von Microsoft Dynamics zu. So entsteht eine direkte Brücke zu den Daten und Funktionen von Microsoft Dynamics, die im Alltag nützlich ist.
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit SQUEEZE und Dynamics 365 BC
Mit Business Central von Microsoft lassen sich Vorgänge im Bereich Finanzverwaltung, Produktion und Versand digital darstellen. Durch die Kombination mit SQUEEZE ist die einheitliche Digitalisierung von Eingangsrechnungen und ähnlichen Belegen möglich.
Bei Lieferantenrechnungen gibt es die Herausforderung, dass diese in unterschiedlichsten Formaten im Unternehmen eintreffen. Darunter befinden sich nach wie vor klassische Rechnungen in Papierform. Auch in digitaler Form treffen Eingangsrechnungen ein. Dazu gehören E-Mail-Anhänge in unterschiedlichen Formaten wie PDF oder Word. Weiterhin gibt es spezielle Formate wie ZUGFeRD oder XRechnungen.
Es gilt, diese komplette Bandbreite in ein einheitliches Format und System zu überführen. Mit SQUEEZE ist genau dies möglich. In Verbindung mit einem Scanner gelingt so in einem Arbeitsschritt die Digitalisierung von Rechnungen in Papierform. Das System überträgt diese Informationen dann direkt und automatisch in die zentrale Datenbank. Hier treffen alle Formen von Rechnungen zusammen.
Die Kumavision DMS Lösung zur digitale Rechnungsverarbeitung mit Dynamics 365 BC nutzt SQUEEZE als intelligentes System , um die Inhalte der Rechnungen zu erkennen. Dies betrifft alle wichtigen Informationen bei den Eingangsrechnungen, darunter:
- Rechnungsbetrag
- Rechnungsdatum
- Tag der Lieferung oder Leistung
- Umsatzsteuersatz
- Fälligkeitsdatum und Skonto
- Bankdaten des Lieferanten
- Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungspositionen
Alle diese Daten erfasst die Software direkt bei der Digitalisierung. Zudem greift SQUEEZE auf die Stammdaten zurück, die in der ERP-Plattform hinterlegt sind. So erkennt die Software zum Beispiel anhand der USt.-ID den Lieferanten und übernimmt automatisch alle weiteren relevanten Daten.
Nach der Erfassung ist über Workflows in Microsoft Dynamics 365 BC die Freigabe der Belege realisierbar, egal ob normale oder mehrstufige Freigaben. Abschließend erfolgt die Buchung in Microsoft Dynamics 365 BC.
Was sind die Vorteile der Kombination von Microsoft Dynamics 365 BC und SQUEEZE?
Ein zentraler Vorteil der Kombination aus SQUEEZE und Microsoft Dynamics 365 BC ist die simple Integration. SQUEEZE verhält sich wie ein Add-on in Microsoft Dynamics und passt sich dementsprechend nahtlos an die Plattform an. Dies betrifft vor allem die Benutzeroberfläche und die Bedienung. Somit gibt es keine Hürden für die Mitarbeitenden. In der Praxis fühlt sich SQUEEZE somit nicht wie eine eigene Software an, sondern wie eine Erweiterung von Microsoft Dynamics 365 BC.
Weiterhin bringt die Verbindung aus Microsoft Dynamics 365 BC und SQUEEZE Alle Vorteile der digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung in die ERP-Plattform. Dazu gehört der Umstieg auf ein rein digitales System bei allen Formen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Auch bringt SQUEEZE Künstlicher Intelligenz (KI) mit, die für die Rechnungs- und Zahlungskontrolle zum Einsatz kommt. So hilft SQUEEZE dabei, Prozesse in Microsoft Dynamics zu vereinfachen, beschleunigen und automatisieren. Dies hat positive Auswirkungen auf die Betriebskosten, da die digitale Verarbeitung deutlich weniger Arbeitsstunden kosten.
Welche Vorteile bietet die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Der zentrale Vorteil der digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 BC ist die Transparenz, Zeitersparnis und die Updatefähigkeit. Die Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen ist eine der besonders zeitintensiven Aufgaben für die Buchhaltung. Diese Prozesse laufen in Verbindung mit SQUEEZE und Microsoft Dynamics 365 BC weitestgehend automatisiert und somit selbständig ab.
Darüber hinaus eliminiert die automatisierte Rechnungsverarbeitung auch Fehlerquellen. Zahlendreher, die bei der manuellen Eingabe immer wieder vorkommen, sind prinzipiell ausgeschlossen. Durch den automatischen Abgleich von Stammdaten sowie den Umsatzsteuer-ID-Nummern wird die Richtigkeit der Daten im System gewährleistet. Dies ist ebenfalls eine enorme Entlastung für die Buchhaltung.
Unternehmen mit einer digitalen Rechnungsbearbeitung profitieren von diesen positiven Aspekten:
- zentrales System für alle Rechnungen
- Integration in Microsoft Dynamics 365 BC
- hoher Grad an Automatisierung
- Fehlerreduzierung
- digitale Archivierung aller Vorgänge in SharePoint Online
Für welche Unternehmen bietet sich SQUEEZE für die digitale Rechnungsbearbeitung in Dynamics 365 BC an?
Für Unternehmen, die primär Lösungen von Microsoft wie Office 365 oder eben Microsoft Dynamics 365 BC einsetzen, ist SQUEEZE eine ideale Erweiterung. Alle Daten stehen nahtlos zur Verfügung und der Aufwand zur Einarbeitung in das neue System ist minimal.
Eine solche Lösung ist gut für kleine, mittlere und große Unternehmen geeignet. Gerade hier lassen sich durch eine einheitliche Digitalisierung der Eingangsrechnungen viele Ressourcen einsparen. Von der Warenverwaltung bis zur Buchhaltung sinkt der manuelle Aufwand, sodass auch die Kosten reduziert werden.
Kumavision DMS passt die digitale Rechnungsbearbeitung an
Microsoft Dynamics 365 Business Central stellt ein Grundgerüst für die automatisierte Rechnungsverarbeitung und weitere Aufgaben bereit. Erst nach einer Anpassung der Funktionen und vor allem der Prozesse zeigt die Plattform ihr volles Potenzial.
Diese Aufgabe übernehmen IT-Dienstleister wie Kumavision DMS. Wir bieten Branchenlösungen an und übernehmen individuelle Anpassungen. Dazu gehört mit H365 – Invoice for BC eine Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung. So wird das System exakt auf die Branche und ihre Eigenarten angepasst. Das betrifft die Inhalte, Formate und Besonderheiten bei den Rechnungen sowie der Verbuchung dieser.
Unser H365 – Invoice for BC ist eine komplette Prozesslösung von der Belegerkennung mit SQUEEZE, eigenen Aktions-Kacheln im Rechnungscockpit, Freigabeworkflows in Microsoft Dynamics 365 BC und der Archivierung im SharePoint Online.
Haben Sie noch Fragen zur Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 BC oder suchen Sie eine praktische Lösung für die Digitalisierung von Eingangsrechnungen? Sprechen Sie uns bei Kumavision DMS an und wir beraten Sie kompetent über potenzielle Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen passen.
