10. Mai 2023
Ob Rechnungen oder Lieferscheine, es treffen täglich große Mengen an Informationen bei Unternehmen ein, die digital erfasst und gespeichert werden müssen. Bei der digitalen Speicherung von Informationen in Unternehmen kommen ECM Systeme ins Spiel.
Mit dem passenden ECM System funktioniert die Informationsspeicherung automatisch und zuverlässig, egal ob die Daten per Post, E-Mail oder Fax geschickt werden. Die Digitalisierung von Dokumenten per Hand, welche in vielen Unternehmen auch heute noch Standard ist, wird oft als ergänzendes Mittel zu einer teilweise automatisierten Datenerfassung verwendet.
Es ergibt allerdings wenig Sinn, zwei Systeme parallel zueinander zu fahren. Die automatische Belegerfassung sorgt hier für Abhilfe und beendet die umständliche Verarbeitung von Papierdokumenten.
Was ist die automatische Belegerkennung?
Bei der automatischen Belegerfassung werden zwei Funktionen kombiniert. Zum einen die Erfassung aller eingehenden Rechnungen und anderer Schriftstücke. Zum anderen die intelligente und automatische Erkennung der Inhalte.
Der gesamte und Dokumentenverkehr wird hierbei erfasst und in eine digitale Form überführt. Dazu gehört unter anderem das Rechnungen Digitalisieren, aber auch andere Belege werden so erfasst.
Es steht dann eine Software zur Verfügung, in der alle Informationen in digitaler Form zentral gespeichert sind (ECM/DMS). Innerhalb des Unternehmens haben die Mitarbeitenden Zugriff auf diese Daten. Mithilfe von Berechtigungen lassen sich individuelle Rechte implementieren.
Wie wird die automatische Belegerkennung in der Praxis umgesetzt?
Für die automatisierte Erfassung von Belegen kommen primär Dokumenten-Management-Systeme (DMS / ECM) zum Einsatz. Diese Software ist speziell auf die Erfassung und Digitalisierung von Schriftstücken aller Art ausgelegt.
Welche Arten von Dokumenten verarbeitet ein solches System?
Eine Stärke von Dokumenten-Management-Systemen ist die Vielseitigkeit. Die zentrale Aufgabe ist es, Schriftstücke zu digitalisieren, die in traditioneller Papierform im Unternehmen eintreffen. Jedoch übernimmt ein DMS noch darüber hinausgehende Aufgaben. So erfassen solche Lösungen auch Rechnungen und Briefe, die bereits in digitaler Form im Unternehmen eingehen. Eine klassische Quelle ist hier die E-Mail. Der Vorteil ist, dass so nur noch ein einziges, zentrales System für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten vorhanden ist.
Dies sind einige Beispiele von Quellen und Dokumententypen, die ein DMS verarbeitet:
- Rechnungen in Papierform
- Nachrichten und Rechnungen in E-Mails
- täglicher Posteingang
- Lieferscheine im Wareneingang
- uvm.
Darüber hinaus kann ein DMS grundsätzlich für die zentrale Verwaltung aller digitalen Information genutzt werden.
So verändert die automatische Belegerkennung den Alltag
Ein System für die automatische Belegerfassung beeinflusst zahlreiche Prozesse im Unternehmen. Hierbei kommt es vor allem zu einer Automatisierung und Beschleunigung der Abläufe.
Die zentralen Vorteile der automatischen Belegerkennung
Das Rechnungen Digitalisieren ist nur einer der Vorteile eines solchen Systems. Zu den positiven Aspekten gehören vor allem die intelligenten Funktionen von modernen Dokumenten-Management-Systemen. Dies macht es möglich, dass diese Software die Inhalte der jeweiligen Dokumente identifiziert. Basierend darauf erfolgt eine automatische Zuordnung der Vorgänge. Beim Rechnungen Digitalisieren etwa die Erkennung des Lieferanten, von Liefer- und Rechnungsdatum sowie des Rechnungsbetrags. Alle diese Informationen sammelt das DMS selbständig. Auch Zahlungsziele oder Skonto erfasst ein solches System, sodass diese Informationen ebenfalls zur Verfügung stehen.
Die Vorteile am Beispiel der Rechnungen: Die Rechnungen werden beim Eingang direkt vom System auf wichtige Informationen geprüft. So ist es möglich, dass viele Prozesse automatisiert ablaufen und beispielsweise Rechnungen erst ab einem gewissen Betrag zur Freigabe an bestimmte Mitarbeiter delegiert werden. Das mindert den Arbeitsaufwand enorm, schafft Zeit für wichtigere Dinge und minimiert vor allem die Fehler, die beim digitalisieren per Hand oft passieren können.
Die automatische Erfassung von Belegen passt zudem zu den modernen Arbeits Konzepten. Gerade in den letzten Jahren hat sich die Arbeitswelt rasant verändert. Homeoffice und Mobile Work gehören in vielen Unternehmen inzwischen fest zum Alltag dazu. Ein Problem, was sich hier immer wieder zeigt, ist der Zugriff auf unternehmensinterne Informationen. Dies sind sowohl aktuelle Daten, wie beispielsweise ein Brief, als auch ältere Informationen, die in Akten abgelegt sind. Entweder muss der betreffende Mitarbeitende selbst in das Unternehmen kommen oder ein anderer Mitarbeitender wird damit beauftragt, das benötigte Dokument zu digitalisieren. Dann muss noch die Übersendung organisiert werden.
Mit einem zentralen und digitalen System für das Dokumentenmanagement haben hingegen alle Mitarbeitenden Zugriff auf die Informationen. Dazu gehören auch aktuelle Vorgänge, die an diesem Tag erst eingegangen sind. In der Praxis zeigt sich, dass dies in der Regel sogar schneller ist als die Systeme für die Hauspost. Somit beschleunigt ein DMS auch in traditionellen Unternehmen ohne Homeoffice die Abläufe.
Weiterhin dient das DMS als Ablage und Archiv. Es ist nicht mehr erforderlich, Papierdokumente in Ordnern zu sortieren. Hierbei erfüllen die Lösungen die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Ein digitales Archiv erleichtert darüber hinaus die Suche nach abgelegten Vorgängen. Wird eine ältere Rechnung benötigt, erübrigt sich die Suche in unübersichtlichen Archiven. Per Schlagwort findet das DMS innerhalb von Sekunden den gewünschten Vorgang.
Unternehmen mit einem System für die automatische Belegerfassung profitieren von diesen Vorteilen:
- Zeitersparnis in allen Bereichen des Unternehmens
- Eliminierung von Fehlerquellen
- Digitalisierung im Einkauf
- automatische Erfassung von Rechnungen und anderen Belegen
- direkte Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeitenden
- GoBD-konforme Langzeitarchivierung
Für wen ist ein Dokumenten-Management-System geeignet?
Ein DMS lässt sich mittlerweile in jedes Unternehmen integrieren. Von Rechnungen automatisch erfassen profitieren ebenfalls alle Betriebe, denn Belege gehören zu jedem Alltag dazu. Mittlerweile stehen Lösungen zur Verfügung, die besonders auch auf die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen angepasst sind. Hier spielen vor allem die Faktoren Wirtschaftlichkeit und einfache Integration zentrale Rollen. Mit Cloud-basierten Lösungen lässt sich dies umsetzen. Diese DMS sind unabhängig von den lokal vorhandenen Ressourcen und erzeugen faktisch keinen Aufwand in der Administration.
Die passende Lösung für die automatische Belegerkennung im eigenen Unternehmen finden
Bei der konkreten Wahl des Systems für die automatische Belegerfassung gibt es verschiedene Lösungen. Wir von Kumavision DMS analysieren die jeweilige Situation, den Umfang sowie die vorhandene IT-Landschaft. Auf diesem Weg finden wir die optimale Lösung. So ist das Dokumentenmanagement mit Office 365 und SharePoint möglich. Darüber hinaus realisieren wir auch Systeme auf Basis von SAP. Haben Sie Interesse an der Digitalisierung im Einkauf und allen Dokumenten in Ihrem Unternehmen? Nehmen Sie direkt Kontakt mit Kumavision DMS auf – wir beraten Sie fachkundig und finden eine praktische Lösung für Ihr Unternehmen.
