23. Juli 2021
So gelingt die Digitalisierung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen
Das papierlose Büro ist ein Konzept, das viele Vorteile mit sich bringt. Zu diesen gehören die Kostenreduzierung, Platzeinsparungen und eine digitale Ablage, in der jedes Schriftstück innerhalb von Sekunden auffindbar ist. Ein digitales Dokumentenmanagement ist ein logischer Schritt, um im eigenen Unternehmen die Digitalisierung weiter voranzutreiben. Für die effektive Digitalisierung von Dokumenten sind eine gute Strategie sowie eine professionelle Software für das Dokumentenmanagement notwendig.
Grundlagen für die Einführung eines papierlosen Büros
Durch den hohen Grad der Digitalisierung erfolgt ein beachtlicher Teil des Schriftverkehrs inzwischen auf dem digitalen Weg. Dieser Trend nahm seinen Anfang mit der E-Mail. Inzwischen sind es auch Rechnungen und andere Schriftstücke, die in digitaler Form verschickt werden. Weiterhin existiert jedoch noch der klassische Schriftverkehr in Papierform. In vielen Unternehmen gibt es deshalb zwei getrennte Systeme, da eine Zusammenführung auf den ersten Blick problematisch erscheint.
Diese Mischform von digitaler Ablage und Papierarchiv erzeugt ganz eigene Probleme. Eine übergreifende Suche beispielsweise ist nicht möglich, da immer beide Systeme separat durchforstet werden müssen. Abhilfe schafft die komplette Digitalisierung aller Vorgänge im Unternehmen.
Dies erfordert jedoch bestimmte Voraussetzungen. Zunächst ist eine Strategie erforderlich, damit gewährleistet ist, dass alle relevanten Informationen im digitalen System erfasst werden. Dies beinhaltet die Identifizierung aller Kanäle, über die Dokumente und Schriftverkehr im Unternehmen eingehen. Außerdem betrifft dies nicht nur Schriftverkehr in Papierform, sondern auch digitale Dokumente. Ziel ist es, alle diese Daten in einem zentralen System zu erfassen.
Diese Funktionen bietet eine gute Software für das Dokumentenmanagement
Der zweite Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Auswahl einer passenden Software für das digitale Dokumentenmanagement. Ein solches Programm muss bestimmte Anforderungen erfüllen, um für diese Aufgabe geeignet zu sein. Die zentralen Punkte für ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) sind:
DMS erfüllt die Vorgaben der GoBD
Um für den Einsatz als DMS im Unternehmen geeignet zu sein, muss die Software die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, erfüllen. Dies betrifft vor allem eine sichere Archivierung sowie die Unveränderbarkeit der digitalen Daten. Professionelle Software für das Dokumentenmanagement, wie Kumavision DMS sie bereitstellt, erfüllt alle Punkte der GoBD.
Erfassung aller Eingangskanäle
Eine Softwarelösung für das DMS muss alle Kanäle, über die Belege im Unternehmen eintreffen, abdecken. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die digitale Ablage vollständig ist und keine weiteren Lösungen für die Archivierung notwendig sind. Oftmals fokussieren sich Unternehmen bei der Einführung eines DMS nur auf klassische Papierdokumente. Ein digitales Dokumentenmanagement erfasst hingegen Dokumente aller Art und jeglicher Quellen. Dies betrifft digitale Rechnungen, Schriftverkehr via E-Mail oder Dokumente aus Filesharing-Systemen. So entsteht ein zentraler und einheitlicher digitaler Posteingang und daran angeschlossen eine vollständige digitale Ablage des Unternehmens.
Kompatibilität mit vorhandenen Scannern und Scan-to-E-Mail
Für die einfache Integration eines digitalen Dokumentenmanagements ist es wichtig, dass die Software mit normalen Scannern kompatibel ist. Dies verhindert, dass weitere Investitionen in Hardware notwendig sind, um ein DMS zu installieren. Eine Kompatibilität mit den großen Druckern und Scannern im Netzwerk ist ebenfalls notwendig. Auf diese Weise lassen sich zentral große Mengen von Dokumenten digitalisieren.
Eine weitere wichtige Funktion ist Scan-to-E-Mail. Mit dieser Eigenschaft wird über das DMS direkt eine Weiterleitung des digitalen Dokuments angeschoben. Dies erlaubt es, das soeben erstelle digitale Dokument an relevante Personen oder direkt an die digitale Dokumentenablage zu senden. Auf diese Weise entfallen aufwendige Arbeitsschritte bei der Erstellung der digitalen Ablage, denn das DMS übernimmt dies automatisch.
Möglichkeiten zur direkten Bearbeitung der gescannten Dokumente
Eine Software für das Dokumentenmanagement muss die Bearbeitung der Dokumente erlauben. Dies ist besonders wichtig, wenn große Mengen an Dokumenten erfasst werden. Inzwischen verfügen diese Systeme auch über künstliche Intelligenz, die Teile solcher notwendigen Nachbearbeitungen selbstständig übernimmt. Dazu gehört beispielsweise, dass Dokumente, die auf dem Kopf stehen, automatisch gedreht werden.
Ebenfalls ist es wichtig, dass die Software direkt eine Trennung beziehungsweise Zusammenfassung von Dokumenten unterstützt. So lassen sich direkt digitale Akten erstellen oder ein mehrseitiger Schriftverkehr als ein Dokument speichern. Weiterhin erlaubt Software für das DMS, dass direkt Verknüpfungen zu bestehenden Akten oder Dokumenten hergestellt werden. Auf diese Weise ist sofort Ordnung im Schriftverkehr und aktuelle Informationen lassen sich einem bestehenden Schriftverkehr anhängen.
Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements
Teilweise scheuen Unternehmen die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements. Vor allem der Prozess des Umstiegs bereitet Sorgen, da Probleme mit dem neuen System befürchtet werden. Tatsächlich ist die Integration eines DMS eine recht simple Aufgabe, die für Arbeitserleichterung sorgt. Unternehmen, die ein System für das DMS implementiert haben, wissen außerdem die großen Vorteile in der Praxis zu schätzen. Zu den zentralen positiven Eigenschaften gehören die Zeit- und Kostenersparnis. Diese kommen durch viele einzelne Faktoren zustande.
Da ist beispielsweise die zentrale digitale Ablage. Diese erlaubt eine direkte Suche nach Inhalten, Daten, Empfängern und vielen weiteren Faktoren. Dies gelingt, da ein modernes Dokumentenmanagement alle wichtigen Informationen aus Papierdokumenten ausliest und in Meta-Daten speichert. Die langwierige Suche in Aktenordnern nach einem bestimmten Vorgang gehört somit der Vergangenheit an.
Weiterhin ist ein DMS ortsunabhängig. Mit einem Papierarchiv ist es notwendig, vor Ort die Aktenordner aufzusuchen, wenn ein Vorgang gesucht wird. Über ein DMS mit Anbindung an die Cloud gelingt der Zugriff von jedem Punkt im Unternehmensnetzwerk aus. Dies kann auch das Homeoffice sein.
Mit einer kompletten digitalen Ausrichtung im Unternehmen entfallen viele Druck- und Kopiervorgänge. Diese sind nicht nur zeitintensiv, sie kosten auch Geld. Kopien von Dokumenten, die dann als Ausdruck archiviert werden, entfallen komplett. Anstelle dessen gelangt die Kopie in digitaler Form direkt in die digitale Ablage. So können Unternehmen Druckkosten sparen und die Büroverwaltung optimieren.
Digitale Akten sind ein weiterer Vorteil eines DMS. Professionelle Software erlaubt es, einzelne Dokumente zu einer digitalen Akte zusammenzufassen. So liegen alle zusammengehörigen Vorgänge gemeinsam vor, wenn eine bestimmte Akte aufgerufen wird. Dies verkürzt Suchprozesse enorm und verschafft sofort einen präzisen Überblick über vergangene Ereignisse. Außerdem lassen sich einzelne Dokumente verschiedenen Akten zuordnen, was ohne zusätzliche Kopien bei einem Archiv in Papierform ebenfalls nicht möglich ist. Dank der digitalen Technik gibt es uneingeschränkte Verknüpfungsmöglichkeiten zwischen den Daten, ähnlich wie bei einer Datenbank.
Die digitale Archivierung erhöht zudem die Datensicherheit. Berechtigungen regeln die Zugriffsrechte. Somit lassen sich interne Dokumente schützen und nur die relevanten Personen haben Zugang zu bestimmten Informationen. Auch Gültigkeitszeiträume lassen sich problemlos über das DMS verwalten. Hierbei können für bestimmte Dokumentenklassen automatische Zeiträume festgelegt werden, sodass das System auch das sichere Löschen solcher Daten vornimmt. Auf diese Weise hilft ein DMS bei der Umsetzung von Compliance sowie gesetzlichen Vorgaben.
Zu den Vorteilen eines effektiven digitalen Dokumentenmanagements gehören die folgenden Punkte:
- Unternehmen können Druckkosten sparen
- platzsparend, da ein Archiv für Akten nicht mehr benötigt wird
- zeitintensive Suche in Aktenordnern entfällt durch die digitale Dokumentensuche
- zentrale Archivierung aller Geschäftsvorfälle
- alle Dokumente sind immer und überall verfügbar, auch im Homeoffice
- Reduzierung von Kosten, die durch die Papierverwaltung entstehen
- Einhaltung von Compliance und gesetzlichen Vorgaben
- ermöglicht mobile Work und Workplace 4.0
Das eigene digitale Dokumentenmanagement einführen
Mit dem richtigen Partner, einer Strategie sowie der professionellen Software ist der Wechsel auf ein vollständig digitales Dokumentenmanagement eine leichte Aufgabe. Kumavision DMS hilft Ihnen bei der Integration eines digitalen Dokumentenmanagements. Sie erhalten eine umfangreiche und professionelle Softwarelösung sowie fachkundige Unterstützung während des Umstiegs auf die neue Plattform.
